CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Definición – Decreto 1082 de 2015–
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales. Al negar una demanda de nulidad interpuesta contra dicha norma, la Al negar una demanda de nulidad interpuesta contra dicha norma , la Sección Tercera del Consejo de Estado resaltó que “una norma como la demandada, que impone el deber de dejar constancia del cierre de un expediente contractual, constituye una disposición de correcta y debida organización y administración de una carpeta de la Entidad pública en la esfera intraorgánica –pues opera al interior de la Administración, sin imponer obligaciones o cargas a particulares o contratistas–. La norma objeto de análisis dispone lo siguiente:
Artículo 2.2.1.1.2.4.3. Obligaciones posteriores a la liquidación. Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación.
La norma transcrita no hace referencia a las modalidades de selección de contratistas. De forma general y abstracta establece las “obligaciones posteriores a la liquidación”, dentro del Título 1, sobre contratación estatal, Capítulo 1, relacionado con el Sistema de Compras y Contratación Pública, Sección 2, relativa a la Estructura y Documentos del Proceso de Contratación, Subsección 4, que regula únicamente lo atinente a la ejecución del contrato.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Aplicación
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. En consecuencia, resulta irrelevante que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así las mismas se encuentren vigentes, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente cuando se vencen los términos de las garantías referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
Detalles del documento | |
| Fecha | 07/01/2024 |
| Actor | Daniela Marina Munoz Munoz |
| No. radicado interno | C-905 de 2024 |
| Año | 2024 |
| Mes | Enero |
| Radicado de Entrada | P20241121011713 |
| Radicado de Salida | RS20250107000049 |
| Radicado Interno | C-905 |
| Descriptor | CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL |
| Restrictor | Requisitos, Procedencia, Buena práctica, Decreto 1082 de 2015 |