SECOP I – Plataforma de publicidad – Contratos con firma manuscrita – Documentos publicables – Tipos de firma
El SECOP I es una plataforma de publicidad, mediante la cual las Entidades Estatales publican los documentos del proceso, desde la planeación del contrato hasta su liquidación. Lo que significa que el procedimiento contractual ocurre fuera de la plataforma y a través de un expediente físico en la entidad, pero las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para ser cargados a la plataforma, por quien tenga la función dentro de la entidad, de acuerdo con su organización interna.
Debido a que el SECOP I – al cual se refiere en su consulta – es una plataforma de publicidad, por medio de la cual, se publican los contratos o documentos del proceso – que expide la entidad – en Word o en PDF, estos documentos, al ser cargados, deberán estar firmados en manuscrito o digital, siempre y cuando cumplan los requisitos de la Ley 527 de 1999, so pena de que no existan. No obstante, no es posible subirlos con una firma electrónica porque esta plataforma no cumple los requisitos previstos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999. En consecuencia, no es viable firmar los documentos del proceso o firmar un contrato por medio de un mensaje de datos, puesto que esta plataforma no tiene carácter transaccional.
Dado que los documentos que deben publicarse en la plataforma del SECOP I son la copia exacta que consta en el expediente original, si aquellos están firmados de forma manuscrita se deberá escanear el documento original y publicar su copia. Por su parte, si el acto tiene firma digital se debe publicar su copia, ya sea en documento escaneado o en PDF.
RECHAZO DE LA OFERTA – Falta de firma de la propuesta económica – CAUSALES DE RECHAZO – Causales fijadas en la Ley – Causales determinadas en el Pliego de condiciones
En relación con la posibilidad de que una Entidad Estatal rechace una oferta de uno de los proponentes porque alguno de los documentos que la componen no se encuentren firmados cuando se cargan en SECOP I, es importante señalar que las causales de rechazo son las establecidas en la Ley y las fijadas por la Entidad Estatal en los pliegos de condiciones. Sin embargo, en ejercicio de dicha facultad, a las entidades no les es dable fijar causales de rechazo que soslayen o afecten la selección objetiva en la contratación.
De igual forma, esta Agencia ha reiterado la postura del Consejo de Estado, según la cual, por la naturaleza propia de las causales de rechazo, su aplicación es estricta y restrictiva, lo que significa que su interpretación gramatical prevalece sobre una interpretación extensiva o de otra índole, mediante la cual se pretenda ampliar su alcance.
Por lo expuesto, para que se rechace una oferta porque por alguno de los documentos que la componen no se encuentra firmado, por ejemplo, la oferta económica, debe haberse contemplado tal supuesto dentro de las causales de rechazo establecidas en el pliego de condiciones o documentos equivalentes. Por esta razón si el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública o el pliego de condiciones no establecen de manera literal una causal de rechazo, en los términos expuestos, no podrán rechazarse las propuestas.
SUBSANABILIDAD – Circunstancias posteriores – Cierre del proceso- Ley 1882 de 2018
De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, lo subsanable es la prueba de todas las circunstancias ocurridas antes del vencimiento del término para presentar las ofertas, ello es lo que implica la prohibición de acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al “cierre del proceso”. Lo anterior evita, por ejemplo, que se presenten oferentes que no cumplían con los requisitos para participar al momento de presentar las ofertas, y pretendan cumplirlos durante el proceso de selección o, inclusive, que se puedan variar condiciones de la oferta una vez presentada.
Un mejor entendimiento del significado de la expresión “circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso” implica distinguir entre la prueba de un hecho y el hecho mismo. En el caso de la subsanabilidad de las ofertas, una cosa es el requisito habilitante o el elemento de la propuesta y otra su prueba. Lo que prohíbe la norma es que se subsanen requisitos que no estaban materialmente cumplidos al momento de presentación de la oferta, o en palabras de la ley, que se acrediten hechos que ocurrieron después del cierre del proceso.
[…] ante la solicitud de la Administración de subsanar determinado requisito, el documento podría estar fechado con posterioridad al vencimiento del término para recibir propuestas, siempre y cuando el hecho que acredite haya ocurrido antes, esto es, que no sea una circunstancia ocurrida con posterioridad al cierre del proceso.
SUBSANABILIDAD – No afecte la asignación de puntaje – Hecho o circunstancia que haya ocurrido con anterioridad al cierre del proceso
Visto lo anterior, una vez verificada la ausencia de requisitos y/o documentos de la oferta, para efectos de saber si se pueden subsanar, la Administración se debe preguntar: en primer lugar, si lo que hace falta es un documento que afecte la asignación de puntaje o no y; en segundo lugar, si el cumplimiento del requisito constituye una circunstancia ocurrida con anterioridad o con posterioridad al cierre del proceso. Para arribar a la conclusión de que lo omitido puede subsanarse, la respuesta al primer interrogante debe ser negativa, es decir, que lo omitido no sea un factor que afecte la asignación de puntaje y la respuesta al segundo interrogante debe dar cuenta de que lo omitido sea la prueba de una circunstancia o hecho que ocurrió con anterioridad al cierre del proceso.
Detalles del documento | |
| Fecha | 26/03/2025 |
| Actor | Edward Andrés Triana Rodríguez |
| No. radicado interno | C-220 de 2025 |
| Año | 2025 |
| Mes | Marzo |
| Radicado de Entrada | P20250220001689 |
| Radicado de Salida | RS20250326002948 |
| Radicado Interno | C-220 |
| Descriptor | FIRMAS, SUBSANABILIDAD |
| Restrictor | Concepto, Firma manuscrita, Firma electrónica, Firma digital, sin firma, Causales de rechazo, Aplicación, Regla general, Circunstancias posteriores al cierre, Cierre del proceso, Ley 1882 de 2018, No afectación en la asignación de puntaje puede subsanarse |