PRINCIPIO DE MAXIMA PUBLICIDAD – ACCESO A LA INFORMACION – carácter público
es fundamental partir del “principio de máxima publicidad” que rige la función pública en Colombia. Este principio encuentra su sustento en la Constitución Política, cuyo artículo 74 dispone que “todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley». Esta garantía es reforzada por la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia), la cual establece que toda información en posesión de una entidad pública se presume pública y que no es necesario acreditar un interés particular para solicitarla.
Este derecho de acceso se materializaba a través de la consulta al expediente físico, el cual reposa en los archivos de la entidad contratante, tal como lo señalan el Estatuto General de Contratación Pública y la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo). En este modelo, plataformas como el SECOP I funcionaban principalmente como un medio de publicidad, donde se publicaban los documentos de procesos que se adelantaban y gestionaban en un soporte físico. Por ello, en los procesos tramitados en SECOP I, el expediente físico es la prueba principal de la gestión pública y debe ser salvaguardado y puesto a disposición de quien lo solicite. Adicionalmente, el deber de publicar la actividad contractual de las entidades estatales está regulado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, y en el Decreto 1081 de 2015. Estas normas no solo refuerzan y complementan al régimen de contratación estatal en cuanto a la publicidad, sino que lo amplía, para incluir la publicación de los “procedimientos” y la información relativa a la “gestión contractual”, sin el condicionamiento de tratarse exclusivamente de los Documentos del Proceso expedidos por la “entidad estatal”.
ACCESO A LA INFORMACION – EXPEDIENTE FISICO – carácter público – excepciones – información clasificada o reservada.
Sin embargo, el SECOP II no elimina por completo la existencia de documentos físicos, ni la responsabilidad sobre ellos. La Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente es clara al precisar que si un documento original se produce en formato físico (como garantías, facturas o informes de supervisión que no se generan en línea), la entidad tiene una doble obligación: primero, debe incorporar una copia digitalizada en el expediente de SECOP II para garantizar la publicidad; y segundo, debe conservar el documento físico original según lo dicten sus Tablas de Retención Documental (TRD).
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 30/06/2025 |
| Fecha de Salida | 30/07/2025 |
| Actor | William Mike Uribe Solano |
| No. radicado interno | C-774 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_06_13_005917 |
| Radicado de Salida | 2_2025_07_30_007677 |
| Radicado Interno | C-774 de 2025 |
| Descriptor | INFORMACIÓN CONTRACTUAL, SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA, ACCESO A LA INFORMACIÓN |
| Restrictor | Publicidad, Alcance, COMPONENTES, SECOP II, Expediente físico, Carácter público, Excepciones, información clasificada o reservada |