SECOP II – Plataforma transaccional
El SECOP II es una plataforma transaccional, que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.
SECOP II – Procedimiento Administrativo Electrónico – Autenticidad
Debido a que la plataforma es totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante, según transcurran cada una de las etapas del procedimiento, lo que descarta la necesidad de cargar documentación alguna, salvo algunas excepciones. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que no se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos. Igualmente, el artículo 22 ibídem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.
En esta línea, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la modificación del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II, así como las demás actuaciones, como la aprobación de garantías, puesta en ejecución del contrato, terminación, liquidación y cierre del expediente. Es decir, mediante el SECOP II podemos evidenciar en qué estado se encuentra el contrato: en edición, pendiente de aprobación, en revisión del Proveedor, firmado, en ejecución, terminado, cerrado, entre otros.
SECOP II – Acta de Recibo Final – Acta de Liquidación – Cierre del expediente
Después de la terminación del contrato estatal se presentan ciertas actuaciones que la entidad debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones están contenidas en documentos, como, por ejemplo: i) el acta de recibo final o de satisfacción del contrato, ii) la liquidación, y iii) la constancia de cierre del expediente.
LIQUIDACIÓN – Procedimiento –SECOP II
Teniendo en cuenta lo que implica la liquidación dentro de la etapa de la contratación estatal la Agencia ha expresado en diferentes documentos que corresponde a la Entidad Estatal realizar estas modificaciones en SECOP II, que implica cambiar el estado del contrato a “Terminado” y si tiene disponibles los documentos relacionados con la terminación o con la liquidación, si aplica. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta modificación bloqueará cualquier cambio al contrato electrónico solo tendrás habilitada la sección de “Ejecución del contrato” para gestionar las solicitudes de pago pendientes en el “Plan de pagos” o la opción de anexar documentos adicionales, del cumplimiento de las obligaciones poscontractuales en “Documentos de la ejecución”.
En tal sentido, con el usuario de la Entidad Estatal podrá gestionarse la terminación, liquidación y cierre del contrato en el SECOP II así: al seleccionar esta modificación, el SECOP II muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto, esta opción viene seleccionada, lo cual, indica que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Si va a efectuar una terminación bilateral o una liquidación bilateral del contrato debe seleccionar esta opción, esto es, que requiera la aprobación del proveedor, teniendo en cuenta que el SECOP II como plataforma transaccional, es donde ambas partes –entidad estatal y proveedor- aprueban los documentos. Por tanto, no se aceptan que las actas de liquidación sean subidas en documentos de ejecución, pues no corresponden a esta etapa de la contratación estatal, salvo que por problemas técnicos en la plataforma no pueda aprobarse la liquidación. Para el caso de una terminación unilateral o caducar el contrato, deja esta opción sin marcar.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Procedimiento – SECOP II
De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”. Al seleccionar dicha modificación se muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir, que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deben quitar la selección de la casilla. Posterior a la selección de modificación que va a efectuar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita las siguientes funcionalidades: i) Finalizar modificación; ii) Cancelar modificación; iii) Guardar modificación; iv) Ver modificación.
Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deben diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la debe efectuar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas reemplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se reflejan en la nueva versión del contrato. Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.
Liquidación – Procedencia – Contratos de Tracto Sucesivo – Contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo – Contratos que lo requieran.
De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”. Al seleccionar dicha modificación se muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir, que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deben quitar la selección de la casilla. Posterior a la selección de modificación que va a efectuar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita las siguientes funcionalidades: i) Finalizar modificación; ii) Cancelar modificación; iii) Guardar modificación; iv) Ver modificación.
Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deben diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la debe efectuar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas reemplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se reflejan en la nueva versión del contrato. Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 08/07/2025 |
| Fecha de Salida | 19/08/2025 |
| Actor | Maryory Aracely Combariza Gómez |
| No. radicado interno | C-913 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_07_08_006846 |
| Radicado de Salida | 2_2025_08_19_008411 |
| Radicado Interno | C-913 de 2025 |
| Descriptor | SECOP II, LIQUIDACIÓN, CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL |
| Restrictor | Plataforma transaccional, Procedimiento Administrativo Electrónico, Autenticidad, Acta de recibo final, Acta de liquidación, Cierre del expediente, Procedimiento, Liquidación, Procedencia, Contratos de tracto sucesivo, Contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo, Contratos que lo requieran |