PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP
Uno de los postulados más importantes de un Estado social y democrático de derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política ha indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana. Inspirada en esta concepción axiológica, en los Estados de derecho se pregonan la publicidad de las actuaciones de los poderes públicos.
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El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones para que se divulguen y eventualmente se controlen. Por ello, en la contratación estatal, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, en adelante SECOP, como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”
SECOP I – Plataforma publicitaria – Actuaciones em la Gestión contractual
Ahora bien, es importante advertir que, como se indicó, dada la naturaleza publicitaria del SECOP I, las actuaciones contractuales se elaboran y gestionan por fuera de la plataforma, mediante documentos físicos o digitales que posteriormente se publican en el sistema con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia y publicidad que recaen sobre las entidades estatales y resulta ser el instrumento a partir del cual se aplican las formalidades que se presentan en el marco de las etapas del proceso de contratación.
En esta línea, la implementación del SECOP I como plataforma publicitaria para la actividad contractual del Estado, exige el cargue de los diferentes documentos que contienen las modificaciones del contrato y su consecuente aprobación o rechazo, así como las demás actuaciones, como la aprobación de garantías, puesta en ejecución del contrato, terminación, liquidación y cierre del expediente. Es decir, mediante el SECOP I resulta posible evidenciar en qué estado se encuentra el contrato: convocado, celebrado, en ejecución y terminado/cerrado, entre otros.
En ese contexto, y en atención al objeto de la presente consulta, se señala que después de la terminación del contrato estatal se presentan ciertas actuaciones que la entidad debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones están contenidas en documentos, como, por ejemplo: i) el acta de recibo final o de satisfacción del contrato, ii) la liquidación, y iii) la constancia de cierre del expediente.
CIERRE DEL EXPEDIENTE – Actuación administrativa – Cumplimiento de obligaciones post-contractuales
Teniendo en cuenta lo que implica la liquidación dentro de la etapa de la contratación estatal la Agencia reitera que corresponde a la Entidad Estatal realizar estas modificaciones en SECOP I, que implica cambiar el estado del contrato a “Cerrado” y si tiene disponibles los documentos relacionados con la terminación o con la liquidación, si aplica. Por su parte, el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 señala que el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales. en el caso del cierre del expediente contractual, es importante tener presente que es un documento administrativo que busca cerrar el expediente contractual electrónico de un proceso de contratación.
Para que proceda el cierre del expediente contractual en la plataforma SECOP I de los procesos es necesario que se hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones post-contractuales pendientes, por lo que el cierre del proceso dependerá de la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato. En esta línea, aun cuando la Circular Externa 05 del 1 de noviembre de 2024 hace expresa referencia al trámite de cierre del expediente en el SECOP II, lo expresado allí también aplicaría para los contratos surtidos en SECOP I, en la medida en que el cierre del contrato puede aplicar en los siguientes supuestos: a) Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales, a las que prescribe el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015; b) Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución y término para liquidar hayan finalizado, que no se hayan incluido garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, ni obligaciones post-contractuales; c) Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado, que no requieran de liquidación o no se encuentren pendientes obligaciones post-contractuales pendientes por cumplir . Esto, sin perjuicio de otros supuestos que impliquen el cierre del contrato.
Una vez se cumplan todas las obligaciones post-contractuales, independientemente del tipo de contrato celebrado por las Entidades Estatales, las mismas proceden con el cierre del contrato en la plataforma. En el caso de que no se hayan cumplido todas las fechas asociadas al contrato, las Entidades como responsables de su actividad contractual y conforme al régimen jurídico de contratación que les resulta aplicable, les corresponde adoptar las decisiones y adelantar las actuaciones que estimen pertinentes para desarrollar y materializar dicha actividad. En ese sentido, si como resultado del análisis requieren aplicar el cierre del contrato, las Entidades deben efectuar una modificación ajustando las fechas, y posteriormente, proceder con el cierre del expediente del contrato.
En conclusión, se puede afirmar que el cierre del expediente contractual constituye una actuación administrativa que se adelanta una vez finaliza la ejecución del contrato y se verifica el cumplimiento de las obligaciones y el vencimiento de las garantías. Dicho cierre implica, por parte de la entidad, dejar constancia expresa en el expediente físico o electrónico, y posteriormente registrar el cierre en el SECOP I, mediante la carga del documento correspondiente y la ejecución de las tareas necesarias para que el sistema refleje el estado del contrato como “cerrado”.
COMPENTENCIA PARA CIERRE DE EXPEDIENTE – Manual de funciones de la entidad estatal – Manual de Contratación
Ahora bien, respecto de la competencia para adelantar el cierre del expediente contractual, esta se determina conforme a la distribución de funciones establecida en el manual de contratación y en los actos administrativos de delegación o asignación de funciones de la entidad. En principio, la responsabilidad recae en el representante legal de la entidad o en quien haya sido delegado o encargado de la gestión contractual, como el coordinador de contratación, el supervisor del contrato o el funcionario que ejerza esas funciones dentro de la estructura organizacional vigente.
En consecuencia, el hecho de que los contratos correspondan a vigencias anteriores o a una administración distinta no impide su cierre, en tanto dicha actuación no depende de la persona que ejercía la representación legal en el momento de su celebración, sino de quien actualmente tenga la competencia funcional para adelantar la gestión contractual. Así, la ordenadora del gasto y/o representante legal de la entidad estatal podrá efectuar el cierre de los contratos en SECOP I, siempre que dicha función se encuentre dentro de sus atribuciones o haya sido delegada expresamente, en atención a que el cierre del expediente es una obligación institucional y necesaria para garantizar la correcta finalización y archivo de los contratos estatales.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 05/09/2025 |
| Fecha de Salida | 16/10/2025 |
| Actor | Sandra María Quiñónez Cabezas |
| No. radicado interno | C-1276 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_09_05_009655 |
| Radicado de Salida | 2_2025_10_16_010963 |
| Radicado Interno | C-1276 |
| Descriptor | PRINCIPIO DE PUBLICIDAD, CIERRE DEL EXPEDIENTE, COMPENTENCIA PARA CIERRE DE EXPEDIENTE |
| Restrictor | Manual de funciones de la entidad estatal, Manual de contratación, SECOP, Actuaciones en la Gestión contractual, Cumplimiento de obligaciones post-contractuales |