SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS – Ley 527 de 1999 – Ley 1437 de 2011 – SECOP
Como se observa, la norma citada introduce en la contratación estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos; medios en los que cabe, como se indicó, el uso de sistemas de información para el envío de mensajes de datos.
Incluso, la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” continúan la línea explicada, consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. En efecto, el artículo 5º, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones “por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público”; derecho al que le es correlativo el deber de las autoridades de “Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos”, previsto en el artículo 7º, numeral 6.
[…] La utilización de los medios electrónicos regulados en la Ley 1437 de 2011 en la contratación estatal es posible, a partir de la remisión del artículo 77 de la Ley 80 de 1993 a las normas del CPACA, que, a su vez, como se indicó, remite a las disposiciones de la Ley 527 de 1999.
Concretamente, el precitado artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, el cual –de conformidad con el artículo 3.8 del Decreto 4170 de 2011– es administrado por esta Agencia. Esta plataforma no solo es un canal de publicidad de la gestión contractual de las entidades públicas, pues también es un medio transaccional para la suscripción de contratos electrónicos. A estas dos (2) facetas del SECOP se refiere la ley citada cuando dispone, respectivamente, que “De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, […] la expedición de los […] contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos” y que “Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”.
PLATAFORMA DE PUBLICIDAD CONTRACTUAL – SECOP I No transaccional – SECOP II Plataforma transaccional
El numeral 1.2 de la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente dispone que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública está compuesto por el SECOP I, el SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Conforme a lo explicado en el párrafo precedente, el SECOP I solo funciona como medio de publicidad, es decir, no tiene carácter transaccional. Esto significa que el procedimiento contractual se adelanta fuera de la plataforma a través de un expediente físico. No obstante, las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para cargarse posteriormente a la plataforma por quien tenga la función dentro de la entidad.
En contraste, el SECOP II permite generar contratos en línea y realizar la firma electrónica de los mismos. Tiene funciones que permiten al proveedor presentar garantías y facturas; y a la entidad estatal, realizar la revisión y aprobación de ambos tipos de documentos en línea. Además, el módulo permite hacer modificaciones contractuales, tanto unilaterales como bilaterales –estas últimas son enviadas para aprobación del proveedor antes de la publicación por parte de la entidad estatal–. Para registrar el seguimiento al avance de la ejecución, el módulo de gestión contractual habilita el registro de planes de ejecución por porcentaje de avance y el cargue de documentos tanto a proveedor como a la entidad estatal, la cual puede crear usuarios para que los supervisores de los contratos carguen la información pertinente. Finalmente, la liquidación y el cierre de los expedientes contractuales también puede realizarse a través del SECOP II. Es de destacar que la plataforma tiene un módulo de búsqueda pública que permite a los ciudadanos y entes de control revisar el avance en tiempo real de cualquier contrato realizado a través del SECOP II, sin necesidad de tener usuarios creados en la plataforma.
PRINCIPIOS ORIENTADORES ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA – Ley 1712 de 2014 – Calidad de la Información
[…] la Ley 1712 de 2014 identifica como principios que orientan el acceso a la información pública el de máxima publicidad, el de transparencia en la información y el de la calidad de la información. El primero establece que toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal. Por su parte, el segundo alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley. De otro lado, el tercer principio señala que la información pública que generen o difundan los sujetos obligados debe ser veraz, completa, accesible y disponible en formatos reutilizables, conforme a los procedimientos de gestión documental de cada entidad.
En línea con lo anterior, el artículo 6 de la ley establece un conjunto de definiciones para la adecuada interpretación de sus disposiciones de las cuales, vale la pena destacar algunas de ellas, en consideración al contenido de las preguntas expuestas en la presente solicitud. De manera preliminar, el literal g) define la Gestión Documental como “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” [Énfasis por fuera de texto legal].
CARÁCTER TRANSACCIONAL SECOP II – Diferencia SECOP I
[…] si bien los documentos que deben publicarse en el SECOP II corresponden a los mismos que deben publicarse en el SECOP I, esto es, todos los expedidos con ocasión a la gestión contractual con excepción de los expresamente excluidos, la naturaleza transaccional del SECOP II implica que los procesos contractuales no solo deban ser publicados mediante esta plataforma, sino también gestionados a través de ella, al consistir la mayoría de los hitos contractuales en documentos y actuaciones electrónicas generadas en tiempo real, de tal manera que el proceso contractual avanza en la medida en la que se generen y aprueben estos documentos y actuaciones electrónicas en la plataforma.
Esta es una diferencia respecto de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos escritos y luego se publican en la plataforma dentro del plazo de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Esto significa que el término de tres (3) días para publicar, en la práctica, no opera en las actuaciones generadas de manera electrónica dentro de los procedimientos gestionados a través de SECOP II, puesto que tales documentos son creados o expedidos mediante la propia plataforma, razón por la que una vez estos se aprueban quedan inmediatamente publicados, sin que transcurra el referido término.
FECHA DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES – Prevalencia de fecha automática en SECOP II
En ese sentido, debe resaltarse que la fecha y hora que otorga la plataforma al momento en que el usuario —sea funcionario de la entidad compradora o representante del proveedor— ejecuta la acción correspondiente, constituye la marca temporal oficial del documento, garantizando su autenticidad, trazabilidad y validez jurídica. Dicho registro no solo reemplaza la necesidad de una fecha manual consignada en un documento físico, sino que además tiene efectos probatorios, al tratarse de un dato generado y conservado dentro de un sistema transaccional que asegura la integridad de la información.
Por lo tanto, en los procesos gestionados a través de SECOP II, la fecha prevalente para efectos contractuales será aquella que registre automáticamente la plataforma en el momento en que se realice la actuación, sin perjuicio de que, para fines de gestión documental y en cumplimiento de la normativa archivística, los documentos que se produzcan en medio físico conserven también la fecha de su elaboración.
En ese orden de ideas, el carácter transaccional de SECOP II, como herramienta que permite no solo publicar sino también gestionar y crear Documentos del Proceso de manera electrónica al interior de la plataforma, implica que el deber de publicidad respecto de estas actuaciones se cumpla de manera distinta a como sucede en SECOP I, donde los documentos contractuales se expiden primero en un medio físico que posteriormente es cargado en la plataforma.
[…]
En conclusión, (i) los documentos contractuales constituyen documentos de archivo que, conforme a la normativa archivística, deben contar con fecha de elaboración como atributo esencial de identificación; y (ii) en los procesos gestionados a través del SECOP II, la fecha y hora prevalente será la registrada por la plataforma en el momento de la actuación, por constituir un sello de tiempo electrónico con efectos jurídicos y probatorios, sin perjuicio de la obligación de conservar la fecha en los documentos físicos que hagan parte de la gestión documental de la entidad.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 30/07/2025 |
| Fecha de Salida | 10/09/2025 |
| Actor | Juan Pablo Bustos |
| No. radicado interno | C-1055 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_07_30_007896 |
| Radicado de Salida | 2_2025_09_10_009491 |
| Radicado Interno | C-1055 |
| Descriptor | SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA ENVÍO DE MENSAJES DE DATOS, PLATAFORMA DE PUBLICIDAD CONTRACTUAL, CARÁCTER TRANSACCIONAL SECOP II |
| Restrictor | Ley 527 de 1999, Ley 1437 de 2011, Ley 1712 de 2014, Calidad de la Información, Prevalencia de fecha automática en SECOP II, Diferencia SECOP I |