SOBRECOSTOS – Contratación estatal – Definición – Causas
No existe una definición legal de “sobrecosto” en la contratación estatal. No obstante, desde el punto de vista jurisprudencial, se refiere al pago excesivo realizado al contratista, sin una justificación válida en comparación con los precios reales del mercado para los bienes, obras o servicios contratados en cada negocio jurídico, considerando todas las variables que influyen su valor. Este sobredimensionamiento de los precios puede ser producto, entre otras causas, de la pretermisión de los estudios de mercado o de una estimación de precios errónea por alejamiento de la realidad, los cuales conducen a la recepción y facturación de obras, bienes y servicios por encima de su valor real.
ESTUDIOS DEL SECTOR – Manifestación – Principio de planeación
[…] la entidad debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, sin que sea relevante la modalidad de selección. Hacer un análisis desde la perspectiva legal implica la revisión de la regulación vigente para el mercado dentro del que se encuentra el objeto del contrato. La perspectiva comercial hace referencia a analizar quiénes pueden ofrecer el bien o servicio que se quiere contratar, cuáles son sus condiciones, si tienen condiciones especiales que sean relevantes a la hora de determinar los requisitos habilitantes, entre otros. Desde una perspectiva financiera, el análisis conlleva una revisión de las características financieras que se presentan dentro del mercado del bien o servicio, como por ejemplo, el índice de endeudamiento que tienen las empresas o personas naturales que ofrecen dicho bien o servicio. Con la perspectiva organizacional se pretende que la entidad estatal entienda cómo están organizados internamente los posibles oferentes y de qué manera realizan sus negocios y operaciones.
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De esta manera, existe una relación entre el estudio del sector y la estimación del valor del contrato, por lo cual deben tenerse en cuenta las diferentes variables del mercado como los costos de la cadena de producción. Pero, con independencia de esto, la entidad debe obtener el menor precio o uno razonable. En todo caso, el valor debe estar justificado para que no corresponda a sobrecostos ni a precios artificialmente bajos, y que con ello la entidad pague un valor adecuado, que no sea mayor ni menor. Esto se logra con el estudio del mercado y sus costos, el cual debe estar a disposición de los participantes del procedimiento contractual.
SOBRECOSTOS – Noción
En este contexto, en atención a su consulta, se puede concluir que la diferencia entre el precio pactado en un contrato estatal y el costo real de adquisición de bienes, obras o servicios no puede considerarse automáticamente como un sobrecosto. Para tales efectos, corresponde a la entidad estatal realizar un análisis detallado de las circunstancias concretas del caso, considerando variables como las condiciones del mercado y el análisis del sector realizado en el proceso de contratación, con la finalidad de establecer si la diferencia de precios obedece a una justificación válida o si constituye un pago excesivo contrario al interés público
DEBER DE VIGILANCIA DE LOS CONTRATOS – Obligación de la entidad estatal
La Ley 80 de 1993 establece en sus artículos 4, 5, 12, 14 y 26, entre otros aspectos, la obligación de las Entidades Estatales de velar por el correcto y oportuno cumplimiento de las prestaciones del contrato, las especificaciones de los bienes, obras y servicios de este, las condiciones de calidad ofrecidas, etc. Esta obligación se predica, en principio, del jefe o representante legal de la entidad, por tener la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual, pero también de los servidores públicos que intervienen en ella. En ese sentido, las Entidades Estatales deben ejercer el control de la ejecución del contrato y, de ser el caso, tomar medidas para exigir su adecuado cumplimiento.
FACTURAS DE TERCEROS – Contrato
Bajo este contexto, es fundamental precisar que la verificación de los pagos a terceros proveedores debe realizarse con base en lo pactado expresamente en el contrato. Por tanto, no puede asumirse la existencia de una obligación general y universal de presentar soportes de terceros en todos los contratos estatales, ya que ello dependerá de diversos factores como el contenido del acuerdo contractual, las estipulaciones contenidas en el pliego de condiciones, las normas internas de la entidad, etc.
En consecuencia, corresponde a la entidad, en ejercicio de sus funciones de supervisión y vigilancia de la ejecución contractual, requerir la presentación de estos soportes cuando dicha obligación haya sido prevista expresamente en el contrato. De no existir tal exigencia, la factura presentada por el contratista, siempre que cumpla con los requisitos legales y se acredite la entrega o ejecución satisfactoria del objeto contractual, en principio, debería ser suficiente para el trámite de pago
CONTROL FISCAL – Policía judicial – Suministro de información contractual – Ausencia de reserva
De igual forma se procederá si se trata de documentos que contienen información sujeta a reserva o protección especial. No obstante, en este caso la entidad estatal receptora de esa información tiene el deber de garantizar su adecuado tratamiento, especialmente cuando se trate de datos amparados por una causal de reserva legal. En consecuencia, deberá abstenerse de divulgar o publicar en el SECOP cualquier contenido que goce de protección especial, dando estricto cumplimiento a lo previsto en la Ley 1712 de 2014.
Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de autoridad de policía judicial que tienen los servidores de las contralorías para solicitar información a entidades oficiales o particulares para la iniciación del proceso de responsabilidad fiscal o para las indagaciones o investigaciones en trámite e inclusive para lograr la identificación de bienes de las personas comprometidas en los hechos generadores de daño patrimonial al Estado, sin que al respecto les sea oponible reserva alguna. En este sentido, y para efectos del ejercicio de la vigilancia y el control fiscal, la CGN está facultada para acceder a información sometida a reserva, así como a toda aquella que esté relacionada con la ejecución de recursos públicos, incluyendo las facturas de proveedores a las que se hace referencia en su consulta. Esto sin perjuicio de las medidas necesarias para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales –especialmente de aquellos considerados sensibles– y del cumplimiento de lo establecido por el régimen de protección de datos personales.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 22/09/2025 |
| Fecha de Salida | 15/10/2025 |
| Actor | Dilia Francisca Caicedo Daza |
| No. radicado interno | C-1378 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_09_24_010557 |
| Radicado de Salida | 2_2025_10_15_010839 |
| Radicado Interno | C-1378 |
| Descriptor | SOBRECOSTOS, ESTUDIOS DEL SECTOR, DEBER DE VIGILANCIA DE LOS CONTRATOS, FACTURAS DE TERCEROS, CONTROL FISCAL |
| Restrictor | Contratación estatal, Definición, Causas, Manifestación, Principio de planeación, Noción, Obligación de la entidad estatal, Contrato, Policía judicial, Suministro de información contractual, Ausencia de reserva |