PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Concepto – Fundamento axiológico – Fundamento constitucional
Uno de los postulados más importantes de un Estado social y democrático de derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política ha indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana. Inspirada en esta concepción axiológica, en los Estados de derecho se pregona la publicidad de las actuaciones de los poderes públicos.
Como evidencia de ello, la Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa, y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–.
PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP – Documentos del proceso – Deber de publicación
El derecho de acceso a la información pública o de interés público permite a toda persona, sin necesidad de acreditar calidad, interés o condición particular, conocer la existencia de información pública, acceder a la misma y difundirla o publicarla, según su interés. En ese contexto, las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición […]”.
La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. [Énfasis fuera de texto]
Sin embargo, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.
Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que la norma se refiere a los documentos “expedidos por la entidad estatal” durante el proceso de contratación, excluyendo de la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el referido artículo 2.2.1.1.1.3.
ENTIDADES CON RÉGIMEN ESPECIAL – Deber de publicar en SECOP – Artículo 53 Ley 2195 de 2022
[…] debe destacarse el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 que modifica el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 que estableció la obligación de las Entidades Estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública de publicar en el SECOP II –es decir en la plataforma transaccional vigente– su actividad contractual. Así pues, respecto de los documentos que deben publicarse en el SECOP II a efectos de cumplir el mandato consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, es preciso advertir que la disposición hace referencia a los documentos relacionados con su actividad contractual, la cual define como “[…] los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la post-contractual”.
En ese sentido, dicho precepto anteriormente referenciado establece el deber de publicar toda aquella información relacionada con el respectivo contrato, sin incluir ninguna excepción relacionada con la naturaleza u objeto contractual. Por lo tanto, para que las entidades exceptuadas cumplan con el deber de publicidad consagrado en el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 que modificó el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, se requiere que publiquen en el SECOP II todo documento expedido durante las diferentes etapas del proceso contractual, abarcando desde la fase previa a su celebración, pasando por la ejecución y hasta la fase posterior a su ejecución. Adicionalmente se aclara, que el cumplimiento del deber de publicación de la documentación contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen, si procede restricción de esta por una reserva constitucional o legal.
ENTIDADES DE RÉGIMEN ESPECIAL – SECOP II- Módulo de Régimen Especial – Con oferta – Sin Oferta
Teniendo en cuenta, la obligatoriedad de SECOP II para entidades de régimen especial, es preciso señalar que está habilitado dos módulos para dichas entidades: i) Régimen Especial con Ofertas, que consiste en un procedimiento contractual que se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, en el que las entidades pueden estructurar el proceso de contratación y recibir las ofertas de los proveedores y generar el contrato electrónico y demás documentos, conformándose un expediente electrónico; ii) Régimen Especial sin Ofertas, que consiste en que las entidades pueden estructurar el Proceso de Contratación, generar el contrato electrónico y realizar la gestión contractual. Al respecto, la Circular Externa No. 002 del 23 de agosto de 2024, estableció los lineamientos para la aplicación del artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 por parte de las Entidades Estales que por disposición legal cuentan con un régimen contractual excepcional al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
ACCESO A DOCUMENTACIÓN PÚBLICA – Derecho fundamental – Transparencia – Información contractual
[…] el cumplimiento del deber de publicación de la documentación contractual debe armonizarse con las normas aplicables al tipo de información que estas contienen, teniendo en cuenta que el artículo 74 de la Constitución establece que la información pública debe ser dada a conocer a la ciudadanía y así los documentos que hagan parte de la actividad contractual puedan catalogarse, prima facie, como información pública, salvo que dicha documentación contenga información sometida a alguna reserva, que establezca la Constitución o la ley, aplicando algunas restricciones a su publicidad o suministro. Sin embargo, esto no necesariamente convierte el documento completo en reservado, es decir, en un documento que no puede publicarse. Al respecto, la Ley Estatutaria 1712 de 2014 define en el artículo 5° dos tipos de información que tendrá el carácter reservado, como es la información pública clasificada y la información pública reservada […]
Estos dos tipos de información están contenidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014. Lo anterior significa que, respecto de datos que contengan información clasificada por protección de derechos particulares o reservada por defensa de intereses públicos, las entidades deberán proceder de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014 y sus decretos reglamentarios sobre el manejo de la información que está sometida a reserva.
SECRETOS EMPRESARIALES – Secreto Comercial – Secreto Industrial – Concepto – Alcance
De las materias sujetas de reserva de información establecidas en las Leyes Estatutarias 1712 de 2014 y 1755 de 2015, se encuentra los secretos comerciales o industriales con sus respectivos pronunciamientos de constitucionalidad. Para ello, es necesario entender que los secretos industriales son definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, así: “[…] conjunto de conocimientos o informaciones que no son de dominio público, que son necesarios para la fabricación o comercialización de un producto, para la producción o prestación de un bien o servicio, o para la organización y financiación de una empresa o de una unidad o dependencia empresarial, y que, por ello, procura a quien los domina, una ventaja”. Mientras, el secreto comercial es definido por el Diccionario Panhispánico Jurídico de la siguiente forma: “[…] Información que no es generalmente conocida por las personas pertenecientes a los círculos en que normalmente se utilice este tipo de información, ni es fácilmente accesible para aquellas, tiene valor comercial y no ha sido divulgada o ha sido objeto de medidas razonables para mantenerla reservada”.
[…]
De acuerdo al artículo precitado, para que se configure el secreto empresarial, el cual abarca tanto los secretos industriales, comerciales o cualquier otra información que pueda usarse en alguna actividad productiva, debe cumplir tres condiciones: i) Secreta, que significa que no es de conocimiento público ni fácilmente accesible para quienes normalmente manejan información en ese sector; ii) Valor comercial, que implica que su carácter de secreto le otorga una ventaja competitiva o económica; iii) protección razonable: en el sentido de que el titular ha tomado medidas para mantenerla en confidencialidad -cláusulas de confidencialidad, acceso restringido, protocolos de seguridad, entre otros-. Dichos secretos se tratan de una trata de una garantía del derecho a la libre competencia económica amparado en el artículo 333 de la Constitución Política. Si bien, el artículo 260 de la Comunidad Andina de Naciones no establece una forma de proteger el secreto, sí prescribe que el poseedor tendrá el deber de adoptar los mecanismos que resulten razonables para evitar que la información sea de conocimiento público para impedir su fácil acceso. Uno de las formas más usados para tal fin, es la estipulación de cláusulas de confidencialidad, en las que se restrinja el uso público de la información que se comparte en virtud del contrato.
PRINCIPIO DE PUBLICIDAD -Reserva legal – Excepción – Divulgación parcial de la información- SECOP
En efecto, el principio o regla general consiste en la máxima publicidad de la información pública y lo excepcional es la reserva, razón por la cual el artículo 21 de la Ley 1712 de 2014 incluso exige la divulgación parcial de la información contenida en un documento, cuando este contenga parte de información sometida a reserva, pero también incluya información que no esté afectada por la reserva. Además, dicha disposición establece que la reserva de acceso a la información aplica respecto al contenido de un documento público, pero no respecto de su existencia. Sin perjuicio de lo anterior, es posible que el contenido de todo el documento o expediente no deba ser objeto de publicidad por estar amparado de forma íntegra por la reserva, dada su conexión con las causales establecidas en la Constitución o la ley, como puede ser los secretos comerciales o industriales.
De esta forma, cuando el documento contractual contenga información sensible, clasificada o reservada, para proteger la reserva de información, las autoridades deben abstenerse de publicar en el SECOP la información que tiene protección especial o está sometida a reserva, o según el caso, suministrarla. En tal sentido, el segundo inciso del artículo 25 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 2° de la Ley 1755 de 2015: “La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación que no estén cubiertas por ella”.
[…]
Al respecto, el Decreto 1081 de 2015 en su artículo 2.1.1.4.3.2 establece que, si un mismo acto o documento contiene información que puede divulgarse y a su vez, información clasificada o reservada, la entidad debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar. De igual modo, deben revisar si los documentos contienen datos que no deban divulgarse, conforme a los fundamentos constitucionales y legales, y por tanto, tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; así como abrir un nuevo expediente con la información pública que pueda divulgar; o en su defecto, acudir a las acciones que sean necesarias para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 01/12/2025 |
| Fecha de Salida | 22/12/2025 |
| Actor | Diego Fabián Hernández Ruiz |
| No. radicado interno | C-1784 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_12_01_013535 |
| Radicado de Salida | 2_2025_12_22_013295 |
| Radicado Interno | C-1784 de 2025 |
| Descriptor | PRINCIPIO DE PUBLICIDAD, ENTIDADES CON RÉGIMEN ESPECIAL, ACCESO A DOCUMENTACIÓN PÚBLICA, SECRETOS EMPRESARIALES |
| Restrictor | Concepto, FUNDAMENTO AXIOLÓGICO, Fundamento constitucional, SECOP, Documentos del Proceso, Deber de publicación, Deber de publicar en SECOP, Artículo 53 Ley 2195 de 2022, SECOP II, Módulo de Régimen Especial, Con Oferta, Sin Oferta, Derecho fundamental, Transparencia, Información contractual, Secreto Comercial, Secreto Industrial, Alcance, Reserva legal, Excepción, Divulgación parcial de la información |