CONTRATACIÓN ESTATAL – Contrato electrónico
Es necesario aclarar que, dado que el procedimiento contractual se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, paulatinamente se va conformando un expediente electrónico, lo cual implica una diferencia con el SECOP I, donde el procedimiento es físico, esto es, con documentos escritos que se publican posteriormente. Al existir esa diferencia entre las dos versiones del SECOP, por regla general, no es posible cargar en SECOP II actuaciones por escrito realizadas por la entidad, como ocurre en el SECOP I, sino que los documentos y actuaciones son electrónicos. En efecto, en una de las orientaciones jurídicas del SECOP II, la Subdirección de Gestión Contractual explicó que:
[…] Contratos electrónicos: Acuerdos de voluntades perfeccionados por medio de la firma electrónica en SECOP II. Están compuestos por formularios y los anexos que son, mensajes de datos que la Entidad Estatal envía al Proveedor como “contrato” y el mensaje de datos de aceptación por parte del Proveedor. Estos mensajes acompañados de la firma electrónica y el sello de tiempo que provee la plataforma constituyen el contrato electrónico el cual tiene plena validez y fuerza obligatoria conforme a la Ley 527 de 1999.
La plataforma SECOP II es totalmente transaccional, por lo que el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante, según transcurran cada una de las etapas del procedimiento, lo que descarta, en principio, la necesidad cargar documentación alguna. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que “[n]o se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos”. Igualmente, el artículo 22 ibidem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.
SECOP II – Validez jurídica y valor probatorio de los documentos electrónicos
De esta forma, los contratos en SECOP II están compuestos por: i) los mensajes de datos que la entidad envía al proveedor como “contrato”, es decir, el formulario ‒correspondiente a las nueve secciones mencionadas‒, y los anexos ‒documentos que se cargan en la sección “v) documentos del contrato”‒ y, ii) por el mensaje de datos de aceptación por parte del proveedor, información que, sumada al sello de tiempo que provee la plataforma, configura el contrato electrónico, el cual tiene plena validez y fuerza obligatoria.
MEDIOS ELECTRÓNICOS – Firma electrónica y mensaje de datos
Finalmente, sobre la firma electrónica, vale la pena decir que, en el ordenamiento jurídico colombiano, el artículo 836 del Código de Comercio define la firma como “la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal”, es decir, la forma por la cual se identifica a una persona ya sea con el nombre del suscriptor, un símbolo o signo.
[…]
En materia probatoria, tanto la firma electrónica como la firma digital pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación, pero su diferencia tiene que ver con la carga probatoria, pues mientras en la firma digital, por existir una entidad de certificación que avala la identidad del titular de la firma, de manera automática introduce la autenticidad, integridad y no repudio; en el caso de la firma electrónica es necesario probar dichos elementos, a más de la trazabilidad, disponibilidad y el demostrar que se trata de un mecanismo confiable y apropiable.
A similares conclusiones se llega frente a los documentos electrónicos que conforman el expediente del SECOP II, pues, como se lee en la Circular Única Externa de Colombia Compra Eficiente, tales documentos “son válidos y tienen valor probatorio de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y con el Código General del Proceso”. Tal conclusión, como se observa en el documento transcrito, tiene fundamento en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
Para los efectos relacionados con el proceso de contratación estatal, los documentos contenidos en el expediente digital de la actuación adelantada en la plataforma SECOP II tienen plenos efectos probatorios, sin distingo que contengan la firma manuscrita de las partes del contrato estatal. Lo que se buscó con la implementación de una plataforma transaccional −no solo de publicidad−, precisamente, fue que las partes pudieran gestionar el negocio jurídico por medios virtuales, de no ser así no hubiera sido necesaria la sustitución del SECOP I, plataforma de publicidad en la que correspondía a las entidades cargar los documentos previamente diligenciados y firmados.
En ese sentido, esta Agencia considera que, a pesar que no existe una disposición que indique expresamente que “los contratos suscritos a través del SECOP II se entienden firmados cuando se da la aceptación del mismo por parte del contratista”, la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente dispone que “los documentos electrónicos que conforman el expediente del SECOP II son válidos y tienen valor probatorio, de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, con el Código General del Proceso y con las demás normas complementarias” .
Así pues, a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública, para los efectos del SECOP II, el contrato electrónico se entiende suscrito con la aceptación de las partes, sin distingo que los mismos no tengan la firma manuscrita, primero, por lo señalado en la mencionada Guía y, segundo, porque la plataforma SECOP II es transaccional y, por ende, los documentos no son firmados por las partes de forma manuscrita.
APOSTILLA – Alcance y finalidad del trámite
De conformidad con la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961 y adoptada en Colombia mediante la Ley 455 de 1998, la apostilla constituye un mecanismo destinado a certificar, para efectos de surtir efectos legales en el exterior, la autenticidad de la firma de un servidor público o de un particular en ejercicio de funciones públicas, así como la calidad en la que actúa el signatario, sin que ello implique validación, revisión o control alguno sobre el contenido del documento apostillado.
En desarrollo de dicho instrumento internacional, el Ministerio de Relaciones Exteriores expidió la Resolución 1959 de 2020, mediante la cual se establecieron las disposiciones aplicables al trámite de apostilla y legalización de documentos, incluidas aquellas relacionadas con documentos electrónicos firmados digitalmente. De acuerdo con lo previsto en el artículo 2 de la citada resolución, la apostilla recae exclusivamente sobre documentos públicos, entendidos como aquellos expedidos y firmados por una autoridad o servidor público en ejercicio de sus funciones, y se limita, en todo caso, a certificar la firma registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Así mismo, conforme a los artículos 3 y 4 de la Resolución 1959 de 2020, para que un documento electrónico pueda ser objeto de apostilla es necesario, entre otros aspectos, que: (i) la firma digital del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas se encuentre debidamente registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores; (ii) el documento cuente con un certificado digital expedido por una entidad de certificación acreditada; y (iii) se cumplan las especificaciones técnicas exigidas para su validación e interoperabilidad. En todo caso, tal como lo dispone expresamente el parágrafo segundo del artículo 7 de la citada resolución, la apostilla se expide únicamente sobre la firma del documento y no comporta certificación, aval ni revisión de su contenido.
Bajo este marco normativo, resulta necesario precisar que la apostilla no recae sobre el contrato estatal en sí mismo, ni constituye un requisito para su validez, perfeccionamiento o eficacia en el ordenamiento jurídico interno. En efecto, tal como se explicó en los apartados precedentes, los contratos estatales celebrados mediante el uso de medios electrónicos, particularmente a través del SECOP II, son jurídicamente válidos, producen plenos efectos legales y cuentan con valor probatorio, aun cuando no incorporen firmas manuscritas ni correspondan a documentos físicos.
COMPETENCIA – Trámite de apostilla a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores
Finalmente, corresponde al Ministerio de Relaciones Exteriores, en ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias, definir, administrar y verificar el cumplimiento de los requisitos para la apostilla de documentos públicos, incluidos aquellos expedidos o firmados mediante el uso de medios electrónicos, sin que ello implique una revisión sustantiva del régimen de contratación pública ni del modelo de contratación electrónica implementado a través del SECOP.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 03/12/2025 |
| Fecha de Salida | 08/01/2026 |
| Actor | Juan Carlos Afanador Medrano |
| No. radicado interno | C-1796 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_12_03_013634 |
| Radicado de Salida | 2_2026_01_08_000153 |
| Radicado Interno | C-1796 |
| Descriptor | CONTRATACIÓN ESTATAL, SECOP II, MEDIOS ELECTRÓNICOS, APOSTILLA, COMPETENCIA |
| Restrictor | Contrato electrónico, Validez jurídica y valor probatorio de los documentos electrónicos, Firma electrónica y mensaje de datos, Alcance y finalidad del trámite, Trámite de apostilla a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores |