CONTRATO ESTATAL – Ejercicio – Funciones de control y vigilancia – CONTRATO ESTATAL – Funciones de control y vigilancia
A través de la actividad contractual, el Estado adquiere bienes, obras y servicios para cumplir los fines que le impone el ordenamiento jurídico, garantizando así la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Para la garantía de los fines de interés general involucrados en la contratación de las Entidades Estatales, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública –en adelante EGCAP– dispone que, en la etapa de ejecución del contrato, las Entidades Estatales y los servidores públicos que participan en ella tienen la obligación de controlar y vigilar la correcta ejecución del objeto contratado. Con esto se busca que las finalidades perseguidas con la celebración de los contratos estatales se logren de manera satisfactoria.
Así, por ejemplo, los artículos 4, 5, 12, 14 y 26 de la Ley 80 de 1993 consagran normas relacionadas con el control y vigilancia de la ejecución de los contratos estatales. Estas disposiciones establecen, entre otros aspectos, la obligación de las Entidades Estatales de velar por el correcto y oportuno cumplimiento de las prestaciones del contrato, las especificaciones de los bienes, obras y servicios objeto de este, y las condiciones de calidad ofrecidas, etc. Esta obligación se predica, en principio, del jefe o representante legal de la entidad, por tener la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual, pero también de los servidores públicos que intervienen en ella. En ese sentido, las Entidades Estatales deben ejercer el control de la ejecución del contrato y, de ser el caso, tomar medidas para exigir el adecuado cumplimiento.
SUPERVISIÓN – Delegación – Designación – Comunicación
En cuanto a la designación del supervisor, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del Estado” recomienda que esta se haga por un funcionario público quién pueda actuar al menos como par del contratista y que tenga asignadas funciones relacionadas con el objeto contractual. Así mismo, en dicha Guía se señala que la designación debe estar antecedida por un análisis de la carga operativa del funcionario al que se le asigna la función, para no incurrir en el riesgo de que el supervisor no pueda desempeñar la labor de manera adecuada.
Ahora bien, debe señalarse que, de acuerdo con la Ley 489 de 1998 la delegación es la transferencia del ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias. Por otro lado, la Ley 80 de 1993 establece que los jefes y los representantes legales de las Entidades Estatales pueden delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y realizar licitaciones, lo cual no los exonera de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
Si bien el ordenamiento jurídico consagra la figura de la delegación en materia contractual, la designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior, dado que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, como lo establece el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, y no es una función asignada exclusivamente al representante legal o al ordenador del gasto. En consecuencia, no es necesario emitir un acto administrativo mediante el cual el representante legal o el ordenador del gasto deleguen la función de supervisión del contrato. En todo caso, el representante legal o el ordenador del gasto de la Entidad Estatal, en el evento de que esta función se encuentre delegada, como responsables de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato, deben designar al supervisor del mismo. Para tales efectos podrán definirse las funciones del supervisor en el pliego de condiciones, en una cláusula del contrato, en el manual de contratación o en el acto de la asignación de la función al servidor público escogido para ejercer la supervisión. Así mismo, en todos los casos deberán informarse al funcionario designado como supervisor.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS – Procedimiento para pago – Aprobación de Cuentas de cobro – Supervisión
Teniendo en cuenta el marco normativo que rige la supervisión de los contratos estatales, en relación con la aprobación de las cuentas de cobro presentadas por el contratista en el marco de un contrato de prestación de servicios, es preciso señalar que el ordenamiento jurídico que regula la contratación estatal no establece de manera expresa un funcionario específico encargado de dicha aprobación. No obstante, de la interpretación sistemática de las disposiciones que regulan la supervisión contractual se desprende que el seguimiento a la ejecución del contrato y la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas corresponde, en primer lugar, al supervisor o interventor designado por la Entidad Estatal.
En efecto, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 dispone que las Entidades Estatales deben ejercer la supervisión o interventoría de los contratos estatales con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas, así como prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y garantizar la correcta ejecución de los recursos públicos. En ese sentido, el supervisor constituye el principal mecanismo de control durante la ejecución contractual, siendo el encargado de certificar la adecuada prestación del servicio o la entrega de los bienes contratados, lo cual sirve de soporte para el reconocimiento de pagos al contratista.
De igual forma, la normativa del sistema de compras públicas establece que las Entidades Estatales deben estructurar sus procesos internos de contratación a través de sus respectivos manuales. En este contexto, el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 señala que las Entidades Estatales deben adoptar un manual de contratación en el cual se definan los procedimientos internos relacionados con la actividad contractual, incluyendo las responsabilidades de los servidores públicos que intervienen en las distintas etapas del proceso. Así mismo, la Entidades Estatales, como buena práctica contractual adoptan manuales de supervisión e interventoría, en el cual detallan las funciones, responsabilidades y procedimientos para el correcto seguimiento de los contratos estatales.
SECOP – Informes y cuentas de cobro – Gestión en plataforma SECOP II
[…] corresponde a cada Entidad Estatal, en ejercicio de su autonomía administrativa y mediante su manual de contratación, o de los demás manuales que haya adoptado como por ejemplo, el manual de supervisión e interventoría, definir el funcionario o dependencia responsable de efectuar la aprobación de las cuentas de cobro o solicitudes de pago en la plataforma SECOP II, garantizando que dicho procedimiento se ajuste a los principios de la función administrativa y de la contratación estatal, particularmente los de transparencia, responsabilidad y control en el manejo de los recursos públicos.
En relación con el procedimiento de presentación de las cuentas de cobro por parte de los contratistas y su debida aprobación en la plataforma SECOP II por parte de la entidad contratante, es pertinente precisar que no existe en el Sistema de Compra y Contratación Pública una disposición normativa que lo indique, pues en virtud del principio de autonomía de la voluntad, las partes pueden determinar el procedimiento dentro de los contratos estatales e incluir las condiciones, cláusulas o estipulaciones que consideren necesarias para desarrollar el objeto contractual, la forma de ejecución, los documentos necesarios para cancelar los honorarios, entre otros aspectos, siempre en consideración de lo que arroja la etapa de planeación a través de los documentos previo.
Para la publicidad de la ejecución del contrato se recomienda el uso del módulo de “Plan de Pagos” que se encuentra en la sección “7. Ejecución del contrato”. Allí el contratista podrá registrar las facturas y/o cuentas de cobro, junto con los demás documentos exigidos por la Entidad Estatal. Por su parte, la Entidad en su deber de seguimiento a la Ejecución contractual tendrá disponible la opción de rechazar o aprobar la referencia del plan de pago según corresponda, así como de publicar los documentos relacionados con la supervisión del contrato.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 24/02/2026 |
| Fecha de Salida | 05/04/2026 |
| Actor | Aurora Andrea Reyes Saavedra |
| No. radicado interno | C-293 de 2026 |
| Radicado de Entrada | 1_2026_02_24_002551 |
| Radicado de Salida | 2_2026_04_05_003348 |
| Radicado Interno | C-293 |
| Descriptor | CONTRATO ESTATAL, Supervisión, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, SECOP |
| Restrictor | Ejercicio, Funciones de control y vigilancia, Delegación, Designación, Comunicación, Procedimiento para pagos, Aprobación de Cuentas de cobro, Supervisión, INFORMES Y CUENTAS DE COBRO, Gestión en plataforma SECOP II |