Documento: C-1171 de 2026

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CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Requisitos – Procedencia

Para determinar si a la entidad le asiste o no el deber de hacer el cierre del expediente contractual, de acuerdo con la norma citada, consiste en determinar si se exigieron o no garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o si la entidad estableció condiciones de disposición final o recuperación de las obras o bienes objeto del contrato. De no ser así, no es obligatorio que la entidad haga un cierre del expediente contractual.

La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. En consecuencia, resulta irrelevante que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así las mismas se encuentren vigentes, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente cuando se vencen los términos de las garantías referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.

DELEGACIÓN ― Fundamento normativo ― Requisitos legales

Conforme lo expuesto, si bien en principio el deber del cierre del expediente de contratación le corresponde al representante legal de la entidad, conforme al artículo 11 de la Ley 80 de 1993, lo cierto es que, en virtud de las técnicas de delegación y desconcentración, es posible transferir este deber a otros funcionarios. Así las cosas, corresponde a cada Entidad, con la debida valoración de los elementos fácticos y jurídicos que rodean cada caso y previo concepto de sus órganos asesores, determinar quien ostenta la competencia para suscribir el acta de cierre del expediente de contratación.