DOCUMENTOS TIPO – Inalterabilidad – Fundamentos
(…) todas las resoluciones expedidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, mediante las cuales se han adoptado los documentos tipo, consagran la regla de la inalterabilidad. Esta prohibición consiste en que las entidades estatales no pueden incluir o modificar en los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los documentos tipo. En consecuencia, las condiciones establecidas en los documentos tipo son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido, y no pueden variarse los requisitos fijados en ellos. Por lo tanto, las entidades estatales, al realizar sus procedimientos de selección, solo podrán modificarlos en los aspectos en que los documentos tipo lo permitan.
El fundamento legal vigente de la regla de la inalterabilidad está en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, según el cual “(…) serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”. Pero eso no significa que antes no rigiera, pues así también lo disponía el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018. Por vía reglamentaria, también quedó consignado en su momento el carácter inmodificable de los pliegos tipo en el artículo 1 de los Decretos 342 de 2019, Decreto 2096 de 2019 y 594 de 2020, que adicionaron, respectivamente, los artículos 2.2.1.2.6.1.4, 2.2.1.2.6.2.3 y 2.2.1.2.6.3.4 al Decreto 1082 de 2015. En esta línea, las entidades públicas deberán sujetarse de forma irrestricta a las reglas establecidas en los documentos tipo, dispuestas en las diferentes resoluciones expedidas por la Agencia, por lo que no pueden hacer excepciones bajo una supuesta discrecionalidad a estas reglas que son obligatorias.
DOCUMENTOS TIPO – Inalterabilidad – Información en corchetes y resaltado gris
(…) la parte introductoria de los documentos base de los documentos tipo disponen que los aspectos incluidos en corchetes y resaltados en gris –[texto de ejemplo]– deben ser diligenciados por la entidad. Excepcionalmente le corresponde al proponente consignar la información incluida en corchetes y resaltada en gris, como, por ejemplo, los formatos que requieren de la firma del proponente o su representante legal. De todos modos, en cada acápite que esté resaltado en gris la entidad tendrá la libertad de determinar la información que se diligenciará en los documentos tipo, de acuerdo con su necesidad y las instrucciones de los mismos documentos tipo.
En suma, la regla general frente la aplicación de los documentos tipo es su inalterabilidad, y no podrán incluirse o modificarse en los documentos del proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los documentos tipo. En tal sentido, estos solo se podrán modificar respecto a aquellos contenidos que el mismo documento tipo lo permita.
Esta regla de inalterabilidad también aplica a los formatos, anexos y matrices implementados junto con el “Documento Base”, los cuales deben usarse en el procedimiento de contratación. Estos, al igual que el “Documento Base”, contienen apartes entre corchetes y resaltados en gris, los cuales deben ser diligenciados por la entidad, al igual que otros aspectos relativos a información que debe ser completada por los oferentes al hacer uso del formato.
DOCUMENTOS TIPO – Inalterabilidad – Prevalencia del derecho sustancial
La regla de inalterabilidad de los documentos tipo debe armonizase con principios de orden constitucional, especialmente con el de prevalencia del derecho sustancial, consagrado en el artículo 228 de la Constitución Política. La interpretación armónica de tales principios, a juicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública, impide que la entidad que adelanta el proceso contractual le rinda culto a las “formas”, pues, en últimas, el deber que le asiste es el de tener en cuenta y aplicar los aspectos sustanciales de los documentos tipo, sin distingo de la formalidad de la que se sirva para ello los actores de la contratación pública.
ACLARACIÓN – Noción – Normativa – Diferencia con subsanación
En consecuencia, con el fin de que la entidad estatal pueda evaluar adecuadamente las ofertas recibidas, contando con los elementos de juicio suficientes para la comprensión integral de los documentos que las conforman, resulta procedente acudir a la facultad prevista en el numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Esta disposición establece que el pliego de condiciones deberá incluir, entre otros aspectos, el “plazo razonable dentro del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables” [Énfasis fuera de texto].
No obstante, la facultad de solicitar aclaraciones, atribuida a la entidad responsable del proceso de selección en los términos del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, debe entenderse en el sentido de que el oferente requerido para aclarar su propuesta no puede introducir modificaciones que impliquen una mejora o alteración sustancial de la misma. Cualquier aclaración deberá ceñirse estrictamente a despejar dudas o ambigüedades, sin que ello suponga una variación del contenido económico, técnico o jurídico de la oferta inicialmente presentada.
En efecto, la solicitud de aclaraciones faculta a las entidades estatales para requerir a las proponentes explicaciones sobre aspectos de su oferta que resulten confusos al momento de la evaluación —como, por ejemplo, la presentación duplicada de una misma propuesta a través de diferentes correos electrónicos—. Esta figura se distingue de la subsanación, en tanto no se refiere a la ausencia o incumplimiento de requisitos habilitantes o condiciones del pliego, sino a la existencia de inconsistencias o aparentes irregularidades cuya aclaración es necesaria para comprender integralmente la oferta y permitir su adecuada valoración.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 01/08/2025 |
| Fecha de Salida | 11/09/2025 |
| Actor | Héctor Guerrero Quintero |
| No. radicado interno | C-1066 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_08_01_007990 |
| Radicado de Salida | 2_2025_09_11_009528 |
| Radicado Interno | C-1066 |
| Descriptor | DOCUMENTOS TIPO, ACLARACIÓN |
| Restrictor | Inalterabilidad, Fundamentos, Información en corchetes y resaltado gris, Prevalencia del derecho sustancial, Noción, Normativa, Diferencia con Subsanación |