CONCURSO DE MÉRITOS – Elemento esencial ― Idoneidad técnica del personal
[…] la posibilidad de evaluar la experiencia y formación del equipo de trabajo no es común a todas las modalidades de selección, sino que encuentra fundamento específico en el concurso de méritos, modalidad en la cual la idoneidad técnica del personal propuesto constituye un elemento esencial del proceso.
En ese orden, una aproximación inicial al concepto de consultoría permite identificar que su esencia radica en el componente intelectivo y especializado de la actividad. Esta característica no solo delimita su naturaleza jurídica frente a otras formas de contratación, sino que también justifica su tratamiento diferenciado en el marco normativo. La definición lingüística del término refuerza esta idea al describir la consultoría como la labor desarrollada por una “persona experta en una materia sobre la que asesora profesionalmente.
CONCURSO DE MÉRITOS ― Reglamentación ― Pliego de condiciones ― Factor ponderable
[…]el procedimiento de selección de concurso de méritos, aplicable para la escogencia de consultores está reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.3.2. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el Decreto 399 de 2021. Al respecto, el numeral 1.1 de dicha norma dispone: “La Entidad Estatal en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo y b) la formación académica del equipo de trabajo” [Énfasis por fuera del texto], excluyendo el precio como factor de escogencia.
Conforme a esto, los factores ponderables en un proceso de selección de concurso de méritos –esto es, los que determinan la escogencia entre los proponentes habilitados–, son la experiencia del interesado y su equipo de trabajo, así como la formación académica. De acuerdo con esta normativa, en el momento de la elaboración de los pliegos de condiciones se debe señalar cómo se calificarán estos factores. Usualmente en los procesos de selección para la contratación de una consultoría se solicita que en la oferta presentada por el proponente se incluya el desglose del equipo profesional que participará en la ejecución del contrato, lo que suele incluir la distribución del personal y el tiempo de dedicación que tendrá al proyecto, permitiendo a las entidades contratantes estimar la disponibilidad efectiva de los recursos humanos propuestos.
En consecuencia, el consultor, en su calidad de contratista del Estado, tiene el deber de contratar al personal con el que adelantará las actividades pactadas en el contrato adjudicado, de acuerdo con los términos en que haya presentado la oferta a la Entidad Estatal, siendo la oferta presentada por el proponente y aceptada por la Entidad Estatal, la que lo obliga a contratar ya sea mediante un contrato de carácter civil como la prestación de servicios o mediante vínculo laboral a los miembros del equipo, con el fin de garantizar la ejecución de las actividades a las que se obligó el proponente cuando presentó su oferta.
Bajo ese contexto, en materia de contratación estatal, el personal clave evaluable corresponde al grupo de profesionales que la entidad contratante identifica como esenciales para la adecuada ejecución de un contrato, especialmente en aquellos procesos en los que la calidad técnica del recurso humano es determinante para el éxito del objeto contractual. Se trata de los integrantes del equipo de trabajo cuya formación, experiencia y competencias son objeto de evaluación y asignación de puntaje en el proceso de selección, razón por la cual su sustitución solo procede de manera excepcional y debidamente justificada. […]
ACREDITACIÓN EXPERIENCIA EQUIPO DE TRABAJO ― Documentos Tipo ― No prohíbe certificación expedida por oferente
[…] no existe disposición legal o reglamentaria que tache o prohíba una certificación de experiencia emitida en esos supuestos. De manera que no puede justificarse su rechazo o su inadmisión por esa simple circunstancia.
De hecho, en los procesos de selección en los que se aplican Documentos Tipo, adoptados por la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se prevé expresamente que la experiencia del personal clave puede acreditarse mediante certificaciones laborales –sin que prohíba o restringa las expedidas por el mismo oferente–, siempre que el profesional haya adquirido dicha experiencia en el marco de una relación laboral o contractual con la empresa. En ese sentido, no es posible calificar esta situación como una “autocertificación”, toda vez que lo que se acredita es la experiencia individual y verificable del profesional, y no la experiencia institucional del oferente. Resulta razonable que una empresa que ha vinculado laboral o contractualmente a un profesional certifique las actividades ejecutadas por este, en la medida en que cuenta con los elementos objetivos que le permiten dar fe de su desempeño.
EQUIPO DE TRABAJO (PERSONAL CLAVE EVALUABLE) ― Reglas y mecanismos de acreditación de experiencia ― Facultad verificadora ― Discrecionalidad técnica y jurídica
De otro lado, en los procesos de selección en los que no resultan aplicables los Documentos Tipo, las entidades estatales conservan la potestad y discrecionalidad técnica para determinar los medios idóneos de acreditación de la experiencia del personal clave evaluable, de acuerdo con la naturaleza y complejidad del contrato. Esta facultad comprende tanto la definición de los documentos que el oferente debe aportar para demostrar la experiencia, como el momento procesal en el cual se verificará dicha información, bien sea durante el proceso de selección o en la etapa de ejecución contractual.
Con todo, para efectos de garantizar la objetividad y veracidad de la información, las entidades pueden establecer mecanismos complementarios de acreditación, como la verificación de aportes a la seguridad social, copias de contratos laborales o de prestación de servicios, o constancias de ejecución emitidas por terceros que hayan participado en el mismo proyecto. Asimismo, los certificados o documentos que acrediten la experiencia del personal clave deben contener, como mínimo, información sobre el contratante, contratista, objeto contractual, principales actividades desarrolladas, fechas de inicio y terminación, nombre y cargo de quien expide la certificación y porcentaje de dedicación.
De esta manera, la entidad no solo puede diseñar distintos medios de acreditación, sino también definir mecanismos de verificación que permitan constatar que las personas que integran el equipo de trabajo realmente adquirieron la experiencia ofertada. Lo relevante, entonces, no es quién expide la certificación, sino que el documento cumpla con los elementos mínimos de validez y permita verificar la experiencia efectiva del profesional propuesto.
En los procesos cobijados por Documentos Tipo, Colombia Compra Eficiente ha previsto dos instrumentos que ilustran esta práctica: el Formato No. 8, “Aceptación y cumplimiento de la formación y experiencia del personal clave evaluable”, mediante el cual el representante legal del oferente declara el cumplimiento de los requisitos exigidos, y el Formato No. 9, “Compromiso de acreditar la experiencia y formación adicional del personal clave evaluable”, que permite que el oferente se obligue a acreditar dicha experiencia durante la ejecución contractual.
En consecuencia, esta Agencia considera que no existe una restricción normativa que prohíba que el oferente expida certificaciones respecto de la experiencia de su propio personal, siempre que se trate de experiencia efectivamente adquirida y susceptible de verificación por parte de la entidad. La responsabilidad de la entidad consiste en establecer los mecanismos de acreditación y verificación idóneos dentro de los pliegos de condiciones, de forma que se garantice la transparencia, objetividad y concurrencia de oferentes en el proceso de selección.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 04/09/2025 |
| Fecha de Salida | 14/10/2025 |
| Actor | Carlos Julio Contreras |
| No. radicado interno | C-1266 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_09_04_009593 |
| Radicado de Salida | 2_2025_10_14_010828 |
| Radicado Interno | C-1266 |
| Descriptor | ACREDITACIÓN EXPERIENCIA EQUIPO DE TRABAJO, CONCURSO DE MÉRITOS |
| Restrictor | Elemento esencial, Idoneidad técnica del personal, Reglamentación, Pliego de condiciones, Factor ponderable, Documentos tipo, No prohíbe certificación expedida por oferente, Reglas y mecanismos de acreditación de experiencia, Facultad verificadora, Discrecionalidad técnica y jurídica |