Documento: C-1314 de 2026

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TRÁMITE DE PAGO – Documentos exigibles – Fuente – Contrato

El ordenamiento que regula la contratación estatal no establece un procedimiento único de pago ni una lista general de documentos que deban acompañar la cuenta de cobro. En virtud del principio de autonomía de la voluntad, las partes fijan en el contrato el procedimiento y los documentos necesarios para el pago, en consideración de lo que arroje la etapa de planeación. La fuente de las cargas documentales que soporta el contratista es, por tanto, el contrato —integrado con los documentos del proceso que lo preceden— y, en lo que la ley imponga, la ley misma.

MANUAL DE CONTRATACIÓN – Alcance – Organización interna – Límites

El manual de contratación y los demás manuales internos definen, en ejercicio de la autonomía administrativa de la entidad, el funcionario o dependencia responsable de adelantar y aprobar el trámite de pago, las validaciones presupuestales, financieras y contables que corresponden a las respectivas áreas y las funciones del supervisor. Su ámbito propio es, pues, la organización interna de la gestión: vincula a los servidores de la entidad. No es instrumento idóneo para crear cargas documentales a cargo del contratista ni para modificar el contenido obligacional de contratos ya celebrados. Debe advertirse que el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, que compilaba el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, fue declarado nulo, de suerte que hoy ninguna norma reglamentaria define el contenido del manual. Ello no priva a las entidades de la facultad de adoptarlo —que deriva de su potestad de autoorganización y de los principios del artículo 209 de la Constitución Política—, pero confirma que su fuerza vinculante se agota en el ámbito interno.

VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DEL CONTRATISTA – Deber de la entidad – Traslado de cargas

La verificación de la idoneidad y de las condiciones habilitantes del contratista es un deber de la entidad y no una carga del contratista. Por ello, cuando la información correspondiente consta en registros o bases de datos públicas de consulta directa y su aporte periódico no fue pactado, exigir al contratista que la obtenga y la allegue a su costa invierte esa regla. A ello se añade que, por la remisión del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, resultan aplicables a las actuaciones contractuales las normas que rigen los procedimientos de la función administrativa, entre ellas las que ordenan no exigir más documentos que los estrictamente necesarios y prevén mecanismos para que la entidad obtenga directamente los que reposan en otra entidad pública.