Documento: C-1496 de 2026

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CAPACIDAD JURÍDICA ‒ Personas jurídicas ‒ Facultades y limitaciones del representante legal ‒ Autorización del órgano social competente ‒ Requisito habilitante ‒ Certificado de existencia y representación legal ‒ Acta ‒ Artículos 117, 189 y 196 del Código de Comercio

La capacidad jurídica es un requisito habilitante que, en las personas jurídicas, comprende la posibilidad de adelantar actividades en el marco de su objeto social, las facultades del representante legal y la autorización del órgano social competente cuando los estatutos la exigen, conforme al numeral 2 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015. Las facultades y limitaciones del representante legal se prueban con el certificado de existencia y representación legal, según el artículo 117 del Código de Comercio, y las limitaciones que no constan en el contrato social inscrito en el registro mercantil no son oponibles a terceros, según el artículo 196 del mismo código. La autorización del órgano social se acredita con el acta de la reunión en la que se adoptó la decisión. Por mandato del artículo 189 del Código de Comercio, el acta debe indicar la forma en que fueron convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos. Su copia autorizada por el secretario o por un representante de la sociedad es prueba suficiente de los hechos que constan en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o del acta.

CAUSALES DE RECHAZO ‒ Carácter residual y restringido ‒ Pliego de condiciones ‒ Documentos no exigidos ‒ Estatutos y soportes de quórum y votación ‒ Comité evaluador ‒ Sujeción exclusiva a las reglas del pliego ‒ Facultad de solicitar aclaraciones

Las causales de rechazo tienen origen en la ley, en el reglamento o en el pliego de condiciones, y la competencia de las entidades para configurarlas es residual y restringida. El pliego indica los requisitos objetivos para participar y los documentos con los que se acreditan, y el comité evaluador debe ceñirse exclusivamente a sus reglas. Por ello, cuando el pliego exige el acta de autorización del órgano social y el proponente la aporta, la ausencia de los estatutos o de soportes separados de la convocatoria, el quórum y la votación, que el pliego no exigió, no es título suficiente para rechazar la oferta. Si la entidad necesita esos elementos para verificar el contenido del acta, lo procedente es pedirlos como aclaración o como subsanación de la prueba, dentro del término legal, sin que ello permita completar, adicionar, modificar o mejorar la oferta.

SUBSANABILIDAD ‒ Deber de la entidad de solicitar los requisitos que no afectan la asignación de puntaje ‒ Deficiencias no señaladas en el requerimiento de subsanación ‒ Término de traslado del informe de evaluación ‒ Rechazo únicamente por lo solicitado y no entregado

Conforme al parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, los requisitos que no afectan la asignación de puntaje deben ser solicitados por la entidad y entregados por el proponente hasta el término de traslado del informe de evaluación. El deber de solicitar la subsanación es de la entidad, y el rechazo que la ley autoriza es el de las ofertas de quienes no entregan lo solicitado dentro de ese plazo. En consecuencia, el rechazo de una oferta por una deficiencia que la entidad no señaló en el requerimiento de subsanación ni en el informe de evaluación no se ajusta a esa norma. Si la entidad advierte una deficiencia adicional, lo procedente es requerirla y dar al proponente la oportunidad de subsanarla dentro del término legal, pues el requerimiento puede formularse desde antes de la publicación del informe y reiterarse mientras ese término no haya vencido.

VERIFICACIÓN DEL ACTA DEL ÓRGANO SOCIAL ‒ Valor probatorio ‒ Presunción de buena fe ‒ Ineficacia, nulidad e inoponibilidad de las decisiones sociales ‒ Artículos 190, 191 y 897 del Código de Comercio ‒ Autoridades competentes ‒ Alcance de la verificación del comité evaluador

El comité evaluador verifica que el acta aportada cumpla las formalidades del artículo 189 del Código de Comercio, que provenga del órgano competente según los estatutos, que sea anterior al cierre y que su contenido acredite la autorización exigida. No le corresponde declarar la ineficacia, la nulidad o la inoponibilidad de las decisiones del órgano social. La impugnación de esas decisiones corresponde a los administradores, a los revisores fiscales y a los socios ausentes o disidentes, ante los jueces civiles del circuito o ante la Superintendencia de Sociedades, conforme al artículo 191 del Código de Comercio y a los artículos 20, numeral 8, y 24, numeral 5, del Código General del Proceso. El reconocimiento de los presupuestos de ineficacia está atribuido a las superintendencias por el artículo 133 de la Ley 446 de 1998. Mientras no se demuestre la falsedad del acta o de su copia, esta es prueba suficiente de los hechos que constan en ella y el proponente se presume de buena fe. Si el acta no da cuenta de los elementos que exige la ley o el pliego, o la entidad tiene dudas razonables sobre su contenido, lo procedente es solicitar la aclaración o la subsanación de la prueba. Si establece que la información es inexacta o falsa, aplica las consecuencias previstas en la ley y en el pliego, con la debida motivación. Desconocer la suficiencia del acta con fundamento en presuntas irregularidades que ninguna autoridad ha declarado excede el alcance de esa verificación.

SUBSANABILIDAD ‒ Distinción entre el hecho y su prueba ‒ Autorización del órgano social anterior al cierre ‒ Aclaraciones, certificaciones y actas aclaratorias posteriores al cierre ‒ Improcedencia de autorizaciones o ratificaciones posteriores ‒ Prohibición de completar, adicionar, modificar o mejorar la oferta

Lo que debe existir antes del cierre es el hecho que se acredita, no el documento que lo prueba, que puede tener fecha posterior. Aplicada a la autorización del órgano social, esta regla exige que la decisión que faculta al representante legal haya sido adoptada antes del cierre, y permite que su prueba se aporte, complete o aclare después, hasta el término de traslado del informe de evaluación. Son admisibles, por tanto, las aclaraciones, las certificaciones del secretario o del representante legal y las actas adicionales o aclaratorias que confirmen el contenido, la fecha, la convocatoria, el quórum o la votación de una decisión anterior al cierre, porque se refieren a la prueba de un hecho preexistente y no completan, adicionan, modifican ni mejoran la oferta. No lo son, en cambio, las decisiones adoptadas después del cierre con las que se pretenda otorgar o ratificar una autorización que no existía al presentar la oferta, ni las actas aclaratorias que incorporen una decisión que la reunión original no adoptó.

COMPETENCIA CONSULTIVA ‒ Interpretación de normas generales ‒ Situaciones particulares ‒ Evaluación de las ofertas

La competencia consultiva de la Agencia se circunscribe a la interpretación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ejercicio de esa competencia la Agencia fija criterios sobre la acreditación de la capacidad jurídica, la subsanabilidad de las ofertas, las causales de rechazo y el alcance de la verificación de los documentos aportados. No se pronuncia sobre la evaluación de una oferta determinada ni sobre la validez de una decisión social específica, asuntos que corresponden a la entidad que adelanta el proceso y, en su caso, a las autoridades judiciales.