DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Valor probatorio en la contratación estatal
Conforme ha sido reiterado en varios conceptos proferidos por esta entidad, el artículo 10 Superior precisa que el idioma oficial en Colombia es el castellano, por lo que se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos a este idioma. Por correlato, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano.
De la exigencia de traducir los documentos al castellano, entonces, se deriva una garantía triple: (i) para la Entidad Estatal, porque le permite la valoración de la información de la que dan cuenta los documentos aportados al proceso de contratación; (ii) para el proponente que aporta el documento traducido, debido a que garantiza que su propuesta será valorada según su alcance; y (iii) para los otros oferentes, porque estos pueden tener certeza de los elementos que serán valorados de todas las propuestas, con lo que, además, se contribuye a la vigencia del principio de transparencia, rector de la contratación estatal en Colombia.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos privados ‒ Convertidos en públicos
Por otro lado, los documentos privados expedidos en el exterior no se encuentran incluidos en la Ley 455 de 1998, que ratifica la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros de la Conferencia de la Haya, razón por la cual se considera que las disposiciones sobre apostilla y su regulación no deberían extenderse a los documentos que no provienen de un funcionario público en ejercicio de sus funciones o de un particular en el ejercicio de funciones públicas.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores considera que un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su “conversión a documento público”.
APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ‒ Documentos públicos ‒ Clases
El artículo 1º de la Ley 455 de 1998 identifica los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, los cuales son: i) documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas. Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO ‒ Traducción oficial – Resolución No. 1959 de 2020
“(…) el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece que las entidades no deben solicitar traducciones oficiales, ni cualquier clase de formalidad, excepto que una norma especial de forma expresa lo exija. Así, si bien es cierto que el artículo 251 del CGP señala que los documentos expedidos en el exterior, en idioma distinto al castellano, para que sean apreciados debe traducirlos un intérprete oficial registrado en el Ministerio de relaciones Exteriores o por quien designe el juez, también lo es que esta norma no deviene aplicable, en tanto el CGP regula la actividad procesal en los asuntos civiles, comerciales, de familia y agrarios, y no la actividad contractual del Estado, toda vez que el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA- no realiza una remisión expresa a las disposiciones del mismo. Esta conclusión se refuerza si se tiene en cuenta que la Ley 80 de 1993 es una norma de carácter especial que rige la contratación pública y que contiene una disposición específica en torno a la exigencia de traducciones en los procesos de contratación.
Detalles del documento | |
| Fecha | 23/09/2024 |
| Actor | Edna Rocío Valenzuela Jiménez |
| No. radicado interno | C-395 de 2024 |
| Año | 2024 |
| Mes | Septiembre |
| Radicado de Entrada | P20240725007690 |
| Radicado de Salida | RS20240923013362 |
| Radicado Interno | C-395 de 2024 |
| Descriptor | DOCUMENTOS EN IDIOMA DIFERENTE AL CASTELLANO, APOSTILLA Y LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS |
| Restrictor | Valor probatorio en la contratación estatal, TRADUCCION SIMPLE, TRADUCCION OFICIAL, Resolución 1959 de 2020, Régimen jurídico, Documentos públicos, Validez |