PLANEACIÓN CONTRACTUAL – Manifestaciones – Análisis del sector – Estudios previos
La planeación contractual es una herramienta de gerencia pública que exige estructurar el proceso contractual dedicando tiempo y esfuerzo para elaborar estudios previos y análisis de sector económico, con el fin de determinar la necesidad que pretende satisfacer y cuál es la mejor manera de hacerlo, consultando el tipo de bienes y servicios que ofrece el mercado y cuáles son sus características, especificaciones, precios, costos, riesgos, garantías, disponibilidad, oferentes, etc., que conlleven a una diligente escogencia de la mejor oferta para beneficiar los intereses y fines públicos inmersos en la contratación de las entidades estatales.
El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública contiene disposiciones que demandan de las entidades estatales el deber de realizar planeación en la etapa precontractual, para que los procesos de contratación satisfagan las necesidades de la Administración, cumplan sus fines, logren la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y permitan la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran en la consecución. En este contexto, el contenido de los estudios previos y del análisis del sector se encuentran regulados en los artículos 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015.
DOCUMENTOS TIPO – Requisitos habilitantes – Inalterabilidad
El artículo 2.2.1.2.6.1.4 del Decreto 1082 de 2015 dispone la inalterabilidad de los documentos tipo para la modalidad de licitación pública, que consiste en que las entidades estatales no pueden incluir o modificar en los documentos del proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los documentos tipo. En consecuencia, las condiciones establecidas en los documentos que adopte la Agencia, en ejercicio del mandato establecido en el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020, son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido y no pueden variarse los requisitos que fijados en ellos.
Esta prohibición se ratifica en el artículo 3 de la Resolución No. 240 de 2020, mediante la cual se implementaron los documentos tipo para esta modalidad de selección, al disponer la inalterabilidad de los documentos tipo en los siguientes términos: “Las entidades estatales contratantes no podrán incluir o modificar dentro de los documentos del proceso de selección las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación que han sido definidos y señalados en los Documentos Tipo”. Esta regulación se retoma mutatis mutandis para las demás modalidades de selección en los que la Agencia ha ejercido la competencia descrita en el párrafo anterior.
REQUISITOS HABILITANTES – Verificación – Sujeción a los documentos del proceso
[…] De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015, “La Entidad Estatal debe establecer los requisitos habilitantes en los pliegos de condiciones o en la invitación, teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial […]”. De esta manera, como se explicó en el punto i, la etapa de planeación sirve para establecer los requisitos habilitantes de indicadores financieros en el pliego de condiciones. Una vez precisados, la evaluación financiera se realiza con estricta sujeción a los documentos del proceso, exceptuado aquellos regidos por documentos tipo por las razones explicadas en el punto anterior.
SELECCIÓN ABREVIADA – Subasta inversa – Fundamento normativo
En la subasta ordinaria los compradores compiten para obtener un bien o servicio ofreciendo precios cada vez más altos al vendedor. Sin embargo, la subasta inversa implica un intercambio es estos roles, es decir, los vendedores compiten para suscribir el contrato con el comprador y los precios disminuyen a medida que existe puja entre los oferentes. Sin perjuicio de la conformación dinámica de la oferta en la licitación pública, este procedimiento se encuentra tipificado como una causal de selección abreviada en el literal a) del artículo 2.2 de la Ley 1150 de 2007 para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
RUP – Características – Plena prueba
El Registro Único de Proponentes es el documento donde consta la información relacionada con las personas naturales y jurídicas, que tiene por objeto consolidar los datos relacionados con la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes, con el fin que participen en los procedimientos de selección realizados por las entidades estatales, facilitando la revisión de los datos contenidos en el registro.
El artículo 6.1 de la Ley 1150 de 2007, al determinar las características aplicables al RUP, cualifica la información plasmada en él, al establecer que constituye plena prueba de lo que contiene. A su vez, el numeral 1 del artículo 5 de la misma ley, al establecer los criterios que deben tenerse en cuenta por las entidades estatales para garantizar la selección objetiva, determina que las Cámaras de Comercio realizarán la verificación de la información suministrada por las personas naturales o jurídicas para su inscripción en el Registro Único de Proponentes, ya que esta será tenida en cuenta por las entidades estales en los procedimientos de selección en los que es exigible el RUP.
SELECCIÓN ABREVIADA – Menor cuantía – Manifestación de interés – Requisito habilitante
El Registro Único de Proponentes es el documento donde consta la información relacionada con las personas naturales y jurídicas, que tiene por objeto consolidar los datos relacionados con la capacidad jurídica, técnica, financiera y organizacional de los posibles proponentes, con el fin que participen en los procedimientos de selección realizados por las entidades estatales, facilitando la revisión de los datos contenidos en el registro.
MÍNIMA CUANTÍA – Fundamento normativo – Menor precio
[…] el artículo 30 de la Ley 2069 de 2020 modifica el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el cual regula la mínima cuantía. En esta modalidad de selección, la entidad estatal realiza una convocatoria pública para recibir ofertas de bienes o servicios cuyo valor no excede el diez por ciento –10%– de la menor cuantía. Fue creada por el artículo 274 de la Ley 1450 de 2011 y modificada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, disponiendo que el factor determinante para adelantarla es el valor del presupuesto oficial con independencia de su objeto. Por lo demás, como en este procedimiento el contrato se perfecciona con la aceptación de la oferta, se considera un sucedáneo de los denominados “contratos sin formalidades plenas”.
INFORME DE EVALUACIÓN – Regulación
Las normas del sistema de compras públicas no regulan aspectos formales de la presentación de los informes que verifican los requisitos habilitantes y que asignan puntaje a los criterios de evaluación. En cualquier modalidad de selección, lo importante es que el contenido material del documento esté relacionado con los requisitos mencionados en el pliego de condiciones, pues la evaluación es un acto reglado y, por tanto, adjudicación de los contratos no está sujeta a criterios de oportunidad ni de conveniencia.
Sumado a que cada pliego de condiciones establece los requisitos necesarios para contratar de acuerdo con la tipología aplicable, el ordenamiento también orienta la selección objetiva del contratista. Por regla general, el artículo 5.2 de la Ley 1150 de 2007 dispone que “La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación […]”. Por lo demás, indica que en los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar i) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones o ii) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. Sin embargo, tratándose de concurso de méritos, el artículo 5.4 ibidem prescribe que “En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores”, por lo que la evaluación recae sobre aspectos técnicos, experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo.
VICIOS DEL PROCEDIMIENTO – Saneamiento – Requisitos
La Ley 80 de 1993 otorga una autorización a las entidades estatales para que puedan remediar o corregir aquellos defectos o irregularidades de procedimiento o de forma que no constituyen causales de nulidad del contrato, a través de la figura del “saneamiento de los vicios de procedimiento o de forma” establecida en el artículo 49 de la siguiente manera: “Ante la ocurrencia de vicios que no constituyan causales de nulidad y cuando las necesidades del servicio lo exijan o las reglas de la buena administración lo aconsejen, el jefe o representante legal de la entidad, en acto motivado, podrá sanear el correspondiente vicio”.
De la lectura de esta norma se puede apreciar que para su aplicación se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: i) el vicio a sanear tiene de que ser de procedimiento o de forma, lo que significa que no es posible sanear a través de esta figura los vicios de fondo o sustanciales del contrato, lo que lleva a que, ii) el vicio a sanear no puede corresponder a ninguna de las causales de nulidad absoluta o relativa de los contratos estatales, iii) debe hacerse mediante acto administrativo motivado, iv) el funcionario competente es el jefe o representante legal de la entidad y v) el saneamiento debe ocurrir cuando las necesidades del servicio lo exijan o a las reglas de la buena administración lo aconsejen.
SECOP II – Características – Funcionamiento
El SECOP II permite generar contratos en línea y realizar la firma electrónica de los mismos. Tiene funciones que permiten al proveedor presentar garantías y facturas; y a la entidad estatal, realizar la revisión y aprobación de ambos tipos de documentos en línea. Además, el módulo permite hacer modificaciones contractuales, tanto unilaterales como bilaterales –estas últimas son enviadas para aprobación del proveedor antes de la publicación por parte de la entidad estatal–. Para registrar el seguimiento al avance de la ejecución, el módulo de gestión contractual habilita el registro de planes de ejecución por porcentaje de avance y el cargue de documentos tanto a proveedor como a la entidad estatal, la cual puede crear usuarios para que los supervisores de los contratos carguen la información pertinente. Finalmente, la liquidación y el cierre de los expedientes contractuales también puede realizarse a través del SECOP II. Es de destacar que la plataforma tiene un módulo de búsqueda pública que permite a los ciudadanos y entes de control revisar el avance en tiempo real de cualquier contrato realizado a través del SECOP II, sin necesidad de tener usuarios creados en la plataforma. Las guías de uso de la plataforma se encuentran en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii.
Detalles del documento | |
| Fecha | 13/09/2024 |
| Actor | Angie Shakira Ortiz Prada |
| No. radicado interno | C-425 de 2024 |
| Año | 2024 |
| Mes | Septiembre |
| Radicado de Entrada | P20240731007886 |
| Radicado de Salida | RS20240913012849 |
| Radicado Interno | C-425 |
| Descriptor | PLANEACIÓN CONTRACTUAL, DOCUMENTOS TIPO, REQUISITOS HABILITANTES, SELECCIÓN ABREVIADA, MÍNIMA CUANTÍA, INFORME DE EVALUACIÓN, VICIOS DEL PROCEDIMIENTO |
| Restrictor | Manifestaciones, Análisis del sector, Estudios previos, Requisitos habilitantes, Inalterabilidad, Verificación, Sujeción a los documentos del proceso, Fundamento normativo, Características, Plena prueba, Menor cuantía, Manifestación de interés, Regulación, Saneamiento |