LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Definición – Objetivo
La liquidación del contrato estatal es el ajuste de cuentas en el cual se realiza un balance económico, técnico y jurídico del negocio. Así lo manifestó el Consejo de Estado en la sentencia del 20 de octubre de 2014, en la que consideró, por un lado, que liquidar supone un ajuste en relación con las cuentas y el estado de cumplimiento del contrato estatal y, por otro, que la liquidación debe incluir el análisis de las condiciones de calidad y oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, así como el balance económico y el comportamiento financiero del negocio.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Normativa
Las disposiciones legales que regulan la etapa de liquidación de los contratos estatales son: el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. El primero de estos artículos se refiere al alcance sustantivo de la liquidación, mientras que el segundo contiene reglas procedimentales para su realización. De acuerdo con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuyo cumplimiento o ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran “serán objeto de liquidación”. El mismo artículo prescribe que no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 contiene las reglas de tipo procedimental para liquidar los contratos estatales, […].
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Tipos – Bilateral – Unilateral – Judicial
En suma, de acuerdo con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, existen tres tipos de liquidación: i) bilateral, ii) unilateral y iii) judicial. En términos generales, la primera, que puede ser total o parcial, debe hacerse en el término que estipulen las partes o, en su defecto, dentro del término supletivo de cuatro meses. La segunda se debe practicar dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del término que acuerden las partes, o ante el silencio de estas, luego de los cuatro meses para realizar la liquidación bilateral, sin que esta se efectúe. Finalmente, la tercera la realiza la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo o un tribunal de arbitramento dentro de un proceso judicial de controversias contractuales, y puede darse con ocasión de una demanda del interesado solicitando dicha liquidación. Para ello, existe un plazo máximo de 2 años contados a partir de los dos meses establecidos en la Ley para realizar la liquidación unilateral.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual – Acto de trámite – Constancia
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Requisitos – Procedencia
En consecuencia, lo que resulta relevante para determinar si a la entidad le asiste o no el deber de hacer el cierre del expediente contractual, de acuerdo con la norma citada, consiste en determinar si se exigieron o no garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o si la entidad estableció condiciones de disposición final o recuperación de las obras o bienes objeto del contrato. De no ser así, no es obligatorio que la entidad haga un cierre del expediente contractual.
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. En consecuencia, resulta irrelevante que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así las mismas se encuentren vigentes, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente cuando se vencen los términos de las garantías referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Obligatoriedad – Liquidación – Garantías – Buena práctica contractual
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, y reiterando la postura de unificación acogida por esta Agencia en el Concepto CU–028 de 2020, el cierre del expediente del proceso de contratación es un acto de trámite obligatorio en los contratos estatales en los que se hayan pactado garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o cuando la entidad establezca condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes contratados. Una vez cumplidas tales condiciones se deberá realizar el acto de trámite correspondiente, dejando constancia del cierre del expediente contractual.
Cabe resaltar que, el deber cerrar el expediente cuando vencen las garantías, procede de manera obligatoria, únicamente cuando se vencen las garantías aludidas por el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, esto es, las de calidad, estabilidad y mantenimiento. Sin embargo, si una vez vencidas estas siguen vigentes otras garantías como, por ejemplo, la de pago de salarios y prestaciones sociales, nada obsta para que la entidad proceda a realizar el cierre dejando constancia de este hecho, como una buena práctica contractual. Lo anterior, sin perjuicio que, como se señaló en las consideraciones, la constancia del cierre del expediente también es posible realizarla en eventos distintos a los establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, pese a que no sea obligatoria.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 13/12/2025 |
| Fecha de Salida | 01/12/2025 |
| Actor | Elvis Arturo Tello |
| No. radicado interno | C-1685 de 2025 |
| Radicado de Entrada | 1_2025_11_13_012860 |
| Radicado de Salida | 2_2025_12_01_012578 |
| Radicado Interno | C-1685 |
| Descriptor | LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL |
| Restrictor | Definición, Objetivo, Normativa, Tipos, Bilateral, Unilateral, Judicial, Contrato Estatal, Constancia, Requisitos, Procedimiento, Procedencia, Liquidación, Garantías, Buena práctica contractual |