APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS – Requisito de ejecución – Finalidad
Para proceder con la ejecución del contrato, el contratista debe cumplir con la obligación de constituir las garantías, para lo cual deberá presentar el respectivo instrumento para la verificación por parte de la entidad estatal, quien procederá a su aprobación siempre que se cumplan con las condiciones pactadas en el contrato. Cabe aclarar que las garantías que debe presentar el contratista para aprobación de la entidad en el marco del artículo 41 de la ley 80 de 1993, corresponden a las garantías contractuales que cubren los riesgos asociados al contrato celebrado y a las obligaciones posteriores a su ejecución, esto es, la garantía única de cumplimiento –con sus respectivos amparos– y la garantía de responsabilidad civil extracontractual.
En este contexto, la obligación de constituir las garantías contractuales y su aprobación tiene como propósito cumplir con el requisito de ejecución del contrato, pues estas se erigen como un “instrumento para salvaguardar intereses de carácter general, garantizar el adecuado cumplimiento del objeto contractual y proteger el patrimonio público de los detrimentos que se puedan causar con ocasión de eventuales incumplimientos en que incurra el contratista”. En este sentido, previo a la aprobación de las garantías pactadas en el contrato, la entidad debe realizar la respectiva verificación de los amparos y suficiencia de las garantías exigidas, con la finalidad de asegurar que estas protejan el patrimonio del Estado de los perjuicios que eventualmente se derivarían de la materialización de los riesgos amparados.
FALTA DE APROBACIÓN DE GARANTÍAS – Secop ii – Consecuencias
[…] con la aprobación de las garantías la entidad estatal estará acreditando el cumplimiento de la obligación del artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, y entonces el contrato podrá ejecutarse, siempre que se cumplan los demás requisitos que establece el artículo 41 de la Ley 80 de 1993. Sin embargo, en caso de que la entidad no realice la aprobación de las garantías en el SECOP II, debe aclararse que este no habilitará el módulo “ejecución del contrato” lo cual impedirá la recepción de informes y la gestión de cuentas de cobro. Por tanto, los pagos autorizados sin la aprobación de las garantías o sin los requisitos de cobertura y suficiencia comprometen la responsabilidad de los servidores públicos implicados en la gestión contractual de la entidad estatal.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Procedimiento – Secop ii
De acuerdo con lo anterior, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”. Al seleccionar dicha modificación se muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir, que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Sin embargo, al ser el cierre del contrato una actuación propia de la administración, las Entidades Estatales deben quitar la selección de la casilla. Posterior a la selección de modificación que va a efectuar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita las siguientes funcionalidades: i) Finalizar modificación; ii) Cancelar modificación; iii) Guardar modificación; iv) Ver modificación.
Después de crear la modificación y adjuntar los documentos soporte de la misma, las Entidades Estatales deben diligenciar la justificación respectiva; posteriormente deberán “Finalizar la modificación”. La aprobación final de las modificaciones la debe efectuar el Ordenador del Gasto o Representante Legal de la Entidad Estatal, ya que estas reemplazan el acuerdo inicial. Una vez aprobada la modificación, deben proceder con la publicación, para que los cambios se reflejan en la nueva versión del contrato. Las Entidades Estatales deben tener en cuenta, que una vez realizada esta modificación el contrato se cierra, en consecuencia, la plataforma bloqueará el cargue posterior de cualquier documento o actualización adicional en el contrato electrónico.
Detalles del documento | |
| Fecha | 18/06/2026 |
| Actor | Isabella María Bocanegra Carbonell |
| No. radicado interno | C-773 de 2026 |
| Año | 2026 |
| Mes | Junio |
| Radicado de Entrada | 1_2026_05_07_006233 |
| Radicado de Salida | 2_2026_06_18_006519 |
| Radicado Interno | C-773 de 2026 |
| Descriptor | APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS, FALTA DE APROBACIÓN DE GARANTÍAS, CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL |
| Restrictor | Requisito de ejecución, Finalidad, SECOP II, Consecuencias, Procedimiento |