LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Definición – Objetivo
La liquidación es una fase del proceso de contratación en que, una vez concluido el contrato estatal, las partes cruzan cuentas respecto de sus obligaciones. Por tanto, su objetivo es determinar si pueden declararse a paz y salvo mutuo o si, por el contrario, existen aún obligaciones por cumplir, para acordar la forma en que deben ser finalizadas
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Normativa
Para las entidades sometidas al EGCAP, las disposiciones legales que regulan la etapa de liquidación de los contratos estatales son el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. El primero de estos artículos se refiere al alcance sustantivo de la liquidación y los contratos en que procede, mientras que el segundo contiene reglas procedimentales para su realización.
[…] de acuerdo con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuyo cumplimiento o ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran “serán objeto de liquidación”. El mismo artículo prescribe que no será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Adicionalmente, en los contratos las entidades estatales deben definir la oportunidad y forma de recibir el objeto contratado y, en cada caso, si un contrato requiere o no de liquidación, con arreglo a criterios tales como la naturaleza, objeto y plazo del contrato, así como la probabilidad de que puedan surgir diferencias durante la ejecución del contrato; sin perjuicio de que, como se indicó, todos los contratos estatales de tracto sucesivo o aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo siempre deban liquidarse, convirtiéndose en estos contratos en una cláusula de la naturaleza, conforme a la clasificación prevista en el Código Civil.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO – Tipos – Bilateral – Unilateral – Judicial
de acuerdo con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, existen tres (3) tipos de liquidación: i) bilateral, ii) unilateral y iii) judicial. En términos generales, la primera, que puede ser total o parcial, debe hacerse en el término que estipulen las partes o, en su defecto, dentro del término supletivo de cuatro (4) meses. La segunda se debe practicar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término que acuerden las partes, o ante el silencio de estas, luego de los cuatro (4) meses para realizar la liquidación bilateral, sin que esta se efectúe. Finalmente, la tercera la realiza la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo o un tribunal de arbitramento dentro de un proceso judicial de controversias contractuales, y puede darse con ocasión de una demanda del interesado solicitando dicha liquidación. Para ello, existe un plazo máximo de dos (2) años contados a partir de los dos meses establecidos en la Ley para realizar la liquidación unilateral.
Así las cosas, posterior a los términos referenciados en el párrafo precedente sin que se hubiese liquidado el contrato, ésta no podrá adelantarse dado que los plazos referidos son perentorios. Esto significa que con su vencimiento fenece la oportunidad de efectuarla ante la pérdida de competencia de la entidad para realizar el balance final del acuerdo de voluntades pactado.
[…]
Cualquier liquidación efectuada después de la caducidad del medio de control implica la pérdida de competencia temporal, por lo que está viciada de nulidad. En este caso, el plazo correspondiente se rige por el apartado v del literal j) del numeral 2 del artículo 164 del CPACA, de manera que en los contratos que requieran de liquidación y esta no se logre por mutuo acuerdo o no se practique por la administración unilateralmente, la caducidad se presenta dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de ambos.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual – Acto de trámite – Constancia
[…] el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 establece la obligación constancia del cierre del proceso de contratación. Éste corresponde a un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o, por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales. Al negar una demanda de nulidad interpuesta contra dicha norma, la Sección Tercera del Consejo de Estado resaltó que “una norma como la demandada, que impone el deber de dejar constancia del cierre de un expediente contractual, constituye una disposición de correcta y debida organización y administración de una carpeta de la Entidad pública en la esfera intraorgánica –pues opera al interior de la Administración, sin imponer obligaciones o cargas a particulares o contratistas–”.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Requisitos – Procedencia
Es cierto que la disposición se refiere genéricamente al “debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación Proceso de Contratación”. Sin embargo, también lo es que, según las definiciones contenidas en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, el Proceso de Contratación es el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que el enunciado tampoco hace referencia a las modalidades de selección de contratistas en que resulta aplicable. Incluso, se menciona la fase de planeación contractual, etapa relevante en todas las modalidades de selección. Del ámbito de aplicación del artículo referido tampoco es posible concluir que el deber de cerrar el expediente se circunscriba a alguna modalidad o tipología contractual concreta.
En consecuencia, lo que resulta relevante para determinar si a la entidad le asiste o no el deber de hacer el cierre del expediente contractual, de acuerdo con la norma citada, consiste en determinar si se exigieron o no garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o si la entidad estableció condiciones de disposición final o recuperación de las obras o bienes objeto del contrato. De no ser así, no es obligatorio que la entidad haga un cierre del expediente contractual.
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. En consecuencia, resulta irrelevante que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así las mismas se encuentren vigentes, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente cuando se vencen los términos de las garantías referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
[…] si el contrato no incluye ninguna de las garantías referidas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, o no se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la entidad no tiene la obligación de dejar constancia del cierre del expediente contractual. En armonía con lo anterior, si el contrato incluye varias garantías, el deber solo surgirá ante el vencimiento de las que se refiere el artículo 2.2.1.1.2.4.3, con independencia del término de vigencia de las demás. En ese sentido, vencidas las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, deberá realizarse el cierre del expediente, aunque sigan vigentes otras garantías como, por ejemplo, la de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Obligatoriedad – Liquidación – Garantías – Buena práctica contractual
De otra parte, en el referido concepto de unificación también se aclaró que “no existe norma que prohíba que la entidad haga el cierre del expediente contractual en aquellos eventos en los que no esté obligada”. En ese sentido, además de dar cuenta de una correcta y debida organización y administración, puede considerarse útil para dejar constancia del vencimiento de las garantías del contrato y la condición de los bienes y obras desde la perspectiva ambiental, o del punto final de la actuación contractual, dependiendo esto último de si el contrato fue liquidado o no en el momento de dejar la constancia de cierre del expediente. En este sentido, la constancia del cierre del expediente, también es posible realizarla en eventos distintos a los establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, pese a que no sea obligatoria.
En el Concepto CU-028 de 2020, esta Agencia también se manifestó respecto de la obligación de realizar el cierre del expediente contractual, en relación con el estado del contrato en cuanto a su liquidación. Sobre el particular se determinó, de acuerdo con los Conceptos de 28 de junio de 2016 y de 8 de marzo de 2017 expedidos por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, que la obligación del cierre del expediente contractual no está condicionada al hecho de que el contrato se hubiere liquidado o no, ya que si bien ello es una información que debería constar en dicho documento, ocurrido el vencimiento de las garantías aludidas por el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, surge el deber de cerrar el expediente, independientemente de si para ese entonces el contrato se encuentra o no liquidado.
[…]
En conclusión, el cierre del expediente del proceso de contratación es obligatorio cuando el contrato estatal exige las garantías de calidad, estabilidad o mantenimiento, o cuando la entidad establezca condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes contratados. Una vez cumplidas tales condiciones surge el deber de dejar constancia del correspondiente acto de cierre del expediente contractual, ya sea que el contrato se hubiere liquidado o no. Para la acreditación de las circunstancias mencionadas en el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, las actuaciones y soportes documentales necesarios para el cierre serán las que se definan en los instructivos internos de las entidades estatales de acuerdo con su manual de contratación.
Detalles del documento | |
| Fecha | 13/08/2026 |
| Actor | Dawer Rivera Zamudio |
| No. radicado interno | C-1082 de 2026 |
| Año | 2026 |
| Mes | Agosto |
| Radicado de Entrada | 1_2026_07_07_008994 |
| Radicado de Salida | 2_2026_08_13_008619 |
| Radicado Interno | C-1082 de 2026 |
| Descriptor | LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, EJECUCIÓN DEL CONTRATO, CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL |
| Restrictor | Definición, Objetivo, Normativa, Tipos, Bilateral, Unilateral, Judicial, Contrato Estatal, Cierre del expediente contractual, Acto de trámite, Constancia, Requisitos, Procedencia, Obligatoriedad, Liquidación, Garantías, Buena práctica contractual |