Documento: C-1222 de 2026

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PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO ESTATAL – Reserva legal – Modificaciones bilaterales

El perfeccionamiento del contrato estatal se rige por el inciso primero del artículo 41 de la Ley 80 de 1993: se produce cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y este se eleva a escrito. Son, pues, tres los elementos exigidos: el acuerdo sobre el objeto, el acuerdo sobre la contraprestación y que ese acuerdo se eleve a escrito. La misma regla gobierna las modificaciones bilaterales, que participan de la naturaleza convencional del contrato que modifican. Los requisitos de existencia y validez del contrato son materia de reserva legal, de manera que ni el reglamento, ni una circular, ni las funcionalidades de una plataforma electrónica pueden adicionar un tercer requisito de perfeccionamiento no previsto por el legislador.

SECOP II – Uso transaccional – Regla general – Excepciones

Por regla general, las actuaciones del proceso de contratación deben surtirse en el SECOP II y de manera transaccional. En ejercicio de las funciones de los numerales 2, 5 y 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia ha dispuesto mediante circulares externas de obligatorio cumplimiento que los procesos de contratación de las entidades allí relacionadas “deberán gestionarse, exclusivamente en el SECOP II”, para todas las modalidades de selección del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y también para los procesos de régimen especial. El uso publicitario de la plataforma es excepcional y opera en tres supuestos: el de las entidades a las que aún no les ha entrado a regir la obligatoriedad —definida gradualmente según criterios de conectividad y alistamiento tecnológico—, el de las entidades de régimen exceptuado, sobre las que pesa el deber de publicar del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, y el de las actuaciones expresamente excluidas de la medida. De ello se sigue que, en la regla general, la fecha en que el acuerdo se eleva a escrito y la de su registro coinciden.

SECOP II – Carácter transaccional – Alcance y fuente normativa

Sin perjuicio de que su uso transaccional sea la regla general, debe precisarse la fuente de esa caracterización. El artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 no define el SECOP II ni lo califica como plataforma transaccional: se limita a definir el SECOP por remisión al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. La caracterización del SECOP II como plataforma “esencialmente transaccional” proviene del numeral 1.2 de la Circular Externa Única de la Agencia. Esa caracterización describe una capacidad operativa —que las actuaciones puedan tramitarse en línea y de forma concomitante a su publicidad—, no una regla sobre el nacimiento de los actos. Prueba de ello es que la propia Circular admite que las entidades creen documentos por fuera de la plataforma para incorporarlos después, y distingue expresamente entre un uso transaccional y un uso publicitario de la plataforma.

PUBLICIDAD EN EL SECOP – Naturaleza declarativa – No constitutiva

La publicación en el SECOP es un deber legal cuyo incumplimiento genera responsabilidad, pero no un requisito de existencia, validez o perfeccionamiento del acto publicado. Así se desprende del propio texto del artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, que ordena publicar los Documentos del Proceso “dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición”: la norma presupone que el documento existe antes de ser publicado, pues de otro modo el plazo carecería de punto de partida. En el mismo sentido, el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, formula la vinculación al SECOP II como un deber de publicar.

MODIFICACIÓN CONTRACTUAL – Fecha de perfeccionamiento – Criterio del instrumento

La fecha en que se perfecciona una modificación bilateral no se determina en abstracto optando entre “el documento” y “la plataforma”, sino identificando dónde se elevó a escrito el acuerdo. Si las partes lo instrumentaron por fuera de la plataforma —en documento físico o electrónico—, la modificación quedó perfeccionada en esa fecha y el cargue posterior en el SECOP II cumple una función de publicidad e incorporación al expediente electrónico. Si, en cambio, las partes optaron por instrumentarlo en línea, el escrito es el documento electrónico y el perfeccionamiento coincide con la suscripción electrónica en la plataforma.

EQUIVALENCIA FUNCIONAL – Ley 527 de 1999 – Medios electrónicos

El artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 dispone que, de conformidad con la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos y los contratos derivados de la actividad precontractual y contractual “podrán” tener lugar por medios electrónicos. El verbo empleado es facultativo, lo que confirma que el medio electrónico es una vía habilitada y no una condición de existencia. En virtud del principio de equivalencia funcional, el documento electrónico y el documento en papel producen los mismos efectos jurídicos, sin que el empleo de medios electrónicos afecte la validez o el surgimiento del acto.

PUBLICIDAD – Plazo de tres días – Actuaciones con aprobación bilateral en línea

El plazo de tres días del artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 se cuenta desde la expedición del documento y, conforme a la Circular Externa Única, se aplica en el SECOP II a los documentos que no se generan en línea. Cuando la modificación se suscribe por fuera de la plataforma, el término corre desde su suscripción: el flujo de reconocimiento y aprobación electrónica de la contraparte es una condición operativa del cargue, no una causal de suspensión ni de prórroga del deber de publicidad. Cuando la modificación se tramita en línea, trámite y publicidad son concomitantes y el problema no se presenta.

REQUISITOS HABILITANTES – Contratos en ejecución – Criterio sustancial

Para establecer si un contrato se encuentra en ejecución a una fecha de corte, el criterio determinante no es un registro ni un documento formal, sino que el contrato obligue al proponente. Ese criterio, que la Agencia ha aplicado para sostener que deben reportarse los contratos aún sin acta de inicio, opera simétricamente en el extremo final: un contrato terminado por acuerdo bilateral deja de obligar desde el perfeccionamiento de ese acuerdo, con independencia del momento en que la modificación quede registrada en la plataforma. Ello sin perjuicio de que el pliego de condiciones, como ley del proceso, defina expresamente la fuente y la fecha de verificación, caso en el cual la entidad debe atenerse a lo que él disponga.

CAUSALES DE RECHAZO – Taxatividad – Aplicación estricta

Las causales de rechazo de las ofertas son taxativas y de aplicación estricta, de modo que su interpretación literal prevalece sobre cualquier otra que pretenda extender su alcance. En consecuencia, una discordancia entre la fecha de suscripción de una modificación y la fecha de su registro en la plataforma no constituye por sí misma causal de rechazo si el pliego no la tipificó como tal, y la entidad debe agotar previamente la posibilidad de aclaración o subsanación.