Documento: C-1453 de 2026

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DOCUMENTOS TIPO – Fundamento normativo – Obligatoriedad

El artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 “Por la cual modifica el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y se dictan otras disposiciones” otorga a la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la competencia para adoptar los documentos tipo que serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual de todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Administración Pública.

SECTOR SOCIAL – Documentos tipo – Vigentes

Las Resoluciones 539, 540 y 541 del 21 de agosto de 2025, así como las Resoluciones 952 y 953 del 15 de diciembre de 2025, adoptadas en el sector de infraestructura social, aplican de forma transversal a las modalidades de selección indicadas y a los proyectos de infraestructura, interventoría y consultoría enmarcados dentro de los sectores educativo, de salud, cultura, recreación y deporte, institucional y vivienda, en los procesos de selección cuyo aviso de convocatoria se publique a partir del 16 de febrero de 2026.

DOCUMENTOS TIPO – Aplicación – Matriz de Experiencia

Para establecer si determinado objeto contractual se encuentra cobijado o no por los documentos tipo, es necesario determinar si el mismo se enmarca en los tipos de infraestructura, modalidades de selección y tipos de obra estandarizadas en las respectivas matrices de experiencia. De esta manera, solo resulta obligatoria la aplicación de un documento tipo en particular cuando se ha establecido que el objeto contractual y la modalidad en la que debe contratarse están dentro del ámbito de aplicación de las resoluciones expedidas por esta Agencia mediante las cuales se adoptan documentos tipo.

Uno de los elementos comunes a los diferentes documentos tipo es la “Matriz – Experiencia”. Esta consta de unas celdas en las que se describe la experiencia requerida en relación con el objeto a contratar, definiendo además qué tipo de actividades relacionadas con cada sector deben acogerse a los pliegos tipo. Por otro lado, encontramos el “Anexo – Glosario”, el cual contiene las definiciones de los términos usados en los documentos del proceso. Utilizando estos dos documentos, la entidad estatal puede definir si el objeto a contratarse debe emplear los documentos tipo adoptados por esta Agencia.

DOCUMENTOS TIPO – Sector social – Infraestructura de servicio público – NSR-10

Como se indicó, las actividades señaladas recaen sobre obras en proyectos de infraestructura institucional de servicio público. De esta forma, para determinar qué abarca este tipo de infraestructura, debe indicarse que, de conformidad con la norma NSR-10 en el Subgrupo de Ocupación Institucional de Servicio Público (I-5) “se clasifican las edificaciones o espacios destinados a funciones administrativas y prestación de servicios públicos necesarios para el buen funcionamiento de las ciudades”. Entre las edificaciones o espacios que pertenecen a este Subgrupo se encuentran las siguientes: “Centros de comunicación o administrativos o administrativos de servicios municipales, distritales o gubernamentales, juzgados y otros similares”.

En este sentido, el Subgrupo de Ocupación Institucional de Servicio Público corresponde a una categoría de clasificación establecida por la NSR-10 que agrupa a aquellas edificaciones o espacios destinados al ejercicio de funciones administrativas y a la prestación de servicios públicos esenciales para el adecuado funcionamiento de las ciudades. Este subgrupo comprende centros de comunicación, administrativos y sedes de servicios en distintos niveles, juzgados y otros similares. La expresión “Otros similares” evidencia que la enumeración no es taxativa, sino enunciativa, por lo incluye todas aquellas edificaciones que por su naturaleza y finalidad, están orientadas a la prestación de servicios públicos y al desarrollo de funciones institucionales del Estado.

INFRAESTRUCTURA DE SERVICIO PÚBLICO – Documentos tipo – Sector – Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses – Aplicación

Considerando que el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses pertenece a la Rama Judicial y se encuentra adscrito a la Fiscalía General de la Nación, y que su “(…) misión fundamental (…) es prestar auxilio y soporte científico y técnico a la administración de justicia en todo el territorio nacional, en lo concerniente a medicina legal y las ciencias forenses”; bajo este contexto, las actividades desarrolladas por el Instituto revisten la naturaleza de un servicio asociado a la administración de justicia, en la medida en que realiza labores médico-legales, periciales, científicas, extra-periciales, entre otras, requeridas por los jueces, fiscales, policía judicial, defensoría pública y demás autoridades competentes en todo el territorio nacional.

Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica, funcional y misional del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, así como el uso y la destinación de sus edificaciones, orientadas al ejercicio de funciones asociadas al auxilio y soporte científico y técnico a la administración de justicia, estas deben clasificarse dentro del Subgrupo de Ocupación Institucional de Servicio Público. En consecuencia, les resultan aplicables los documentos tipo del sector institucional, particularmente las actividades contenidas en el capítulo 2 “Obras en proyectos de infraestructura institucional de servicio público”.

DOCUMENTOS TIPO – Sector institucional – Infraestructura de servicio público – Actividad de mantenimiento – Subestaciones eléctricas – Motobombas – Tanques de almacenamiento – Sistemas de bombeo

En su solicitud se indaga sobre la aplicación de los Documentos Tipo del Sector Institucional – Infraestructura institucional de servicio público, para realizar el mantenimiento o instalación de sistemas o equipos como subestaciones eléctricas, motobombas, redes contra incendios, almacenamiento, sistemas de bombeo, tanques de almacenamiento, aires acondicionados y líneas telefónicas.  De esta forma, resulta pertinente establecer qué actividades de los Documentos Tipo mencionados recaen sobre los elementos indicados y si estas resultan adecuadas para adelantar el proceso que requiere la entidad.

(…)

Como se aprecia, las actividades indicadas aplican a los procesos que adelanten las entidades obligadas a utilizar los documentos tipo, cuando correspondan —para efectos de su solicitud— al mantenimiento de: i) tanques de almacenamiento y/o sistemas de bombeo y/o redes contra incendios (actividad 2.6); ii) plantas eléctricas y/o subestaciones y/o redes de telefonía (actividad 2.9). Asimismo, dentro de las actividades señaladas se incluye el suministro e instalación de sistemas de aire acondicionado, sistemas de ventilación o similares sobre infraestructura de servicio público (actividad 2.14).

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Concepto – Fundamento axiológico – Fundamento constitucional

Uno de los postulados más importantes de un Estado Social y Democrático de Derecho es el principio de publicidad, pues este permite que las actuaciones de las autoridades gocen de visibilidad. En tal sentido, la filosofía política ha indicado que la democracia “[…] es idealmente el gobierno de un poder visible, es decir, el gobierno cuyos actos se realizan ante el público y bajo la supervisión de la opinión pública”. El secreto generalizado en el ejercicio del poder político constituye, por el contrario, una negación de la democracia, porque dificulta la supervisión de las autoridades por parte de la sociedad civil y establece una barrera para la participación ciudadana. Inspirada en esta concepción axiológica, en los Estados de derecho se pregona la publicidad de las actuaciones de los poderes públicos.

Como evidencia de ello, la Constitución Política de 1991 consagra en varios artículos la publicidad como un principio rector del Estado colombiano. Entre los más destacados, puede mencionarse el 209, que afirma que la publicidad es uno de los principios que fundamentan el ejercicio de la función administrativa, y el 74, que consagra la garantía de acceso a los documentos públicos que no gocen de reserva –y esta, además, es excepcional, pues solo procede si existe causal constitucional o legal expresa–.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – SECOP – Documentos del proceso – Deber de publicación

La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que: “son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”. (Énfasis fuera de texto).

Sin embargo, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo, porque además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”, esto es, aquellos documentos definitivos que se desarrollan dentro del proceso de contratación.

Este mismo artículo define la expresión Proceso de Contratación como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde”. Nótese que la norma se refiere a los documentos “expedidos por la entidad estatal” durante el Proceso de Contratación, excluyendo de la noción de Documentos del Proceso los expedidos por un sujeto distinto a la entidad, salvo la oferta, la cual se incluye expresamente en el referido artículo 2.2.1.1.1.3.

En ese sentido, la interpretación sistemática de los preceptos del Decreto 1082 de 2015, de acuerdo con el principio de publicidad, inicialmente, indica que las Entidades Estatales tienen la obligación de publicar todos los documentos que expidan con ocasión del Proceso de Contratación, es decir, que todos los documentos expedidos por la entidad durante las etapas precontractual, de ejecución y postcontractual deberán publicarse en SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, para cumplir el deber de publicidad regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

SECOP II – Procedimiento Administrativo Electrónico – Autenticidad

En cambio, el SECOP II, es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

En esta línea, el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 –en adelante CPACA- dispone que los procedimientos y trámites administrativos pueden realizarse por medios electrónicos, que se aplicarán de acuerdo a su compatibilidad con la Ley 527 de 1999. A partir de lo anterior, el CPACA establece reglas básicas para el uso de los medios electrónicos en los procedimientos administrativos, en las que se destaca: i) los documentos públicos en medios electrónicos que tienen la validez y fuerza probatoria que le confiere el Código General del Proceso –artículo 55–; ii) la expedición de actos administrativos electrónicos –artículo 57–; iii) el archivo electrónico de documentos –artículo 58–; iv) la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades –artículo 61, entre otros.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Ámbito de aplicación – Decreto 1081 de 2015 – Decreto 1600 de 2024

Por tanto, La regla dispuesta en el artículo 2.1.4.3.2.2 del Decreto 1081 de 2015 –regla especial– modificada por el Decreto 1600 de 2024 debe tenerse en cuenta sobre el entendimiento y aplicación del artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 –regla general–, esto es, deben interpretarse armónicamente. Esto no significa que la regla general desaparezca del ordenamiento jurídico; todo lo contrario, esta aplica en todos los supuestos que regula, y se interpreta de forma integral con los supuestos previstos en la regla especial. De esta manera, el término de diez (10) días es un plazo máximo para las entidades y empresas del Estado del orden nacional y pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Poder Público para publicar en SECOP, en todo caso los documentos de carácter definitivo, precisando la regla general sigue vigente, y que, en un principio, el término para publicar tres (3) días siguientes a la expedición, esto es, a partir desde que el documento se encuentra perfeccionado por la parte o las partes intervinientes, de conformidad a lo prescrito en el Decreto 1082 de 2015.

Ahora bien, las demás entidades que no están sujetas al Decreto 1600 de 2024 que modifica el Decreto 1081 de 2015 tienen el deber de aplicar el término de publicación de los tres (3) días siguientes a su expedición como regla general y no le es aplicable el término máximo de diez (10) días desde la ocurrencia del hecho, esto es, a partir de la generación del documento definitivo. En tal sentido, las entidades del orden territorial, así como sus descentralizadas deben seguir aplicando el término general de tres (3) días, y no podrán hacer una interpretación extensiva ni analógica, puesto que se rigen bajo el principio de legalidad que implica una interpretación literal y estricta de las disposiciones normativas.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Término de publicación – Interpretación armónica – Documentos de ejecución – SECOP II – SECOP I

Es decir, en SECOP II, en principio, no aplica el término general de los tres (3) o el plazo máximo de los (10) días para las entidades del orden nacional, pues la mayoría de los documentos y actuaciones electrónicas se generan en el instante con la aprobación de las partes que intervienen en el proceso de contratación estatal respectivo. Esto, a diferencia de los procesos publicados en el SECOP I, en los que primero se generan los documentos definitivos, esto es, aquellos que están firmados por las partes y luego se publican en dicha plataforma, en los términos ya expuestos, dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reglas prescritas en los Decretos 1081 y 1082 de 2015.

En torno a los documentos de ejecución debe precisarse que algunos de estos no tienen un carácter transaccional en SECOP II, pues dentro de la numeral 7° del Proceso de Contratación “Ejecución del contrato” se encuentra la Sección “Documentos de Ejecución del contrato”, en el que tanto la Entidad Estatal como el Proveedor podrán cargar cualquier documento adicional resultado de la ejecución del contrato por ejemplo, acta de inicio, actas de entrega, informes de avance, requerimientos de la supervisión, solicitud de ampliación de pólizas, entre otros. Dichos documentos deberán estar suscritos por la parte o partes que los generan y subirse en la plataforma en SECOP II dentro de los términos dispuestos por el Decreto 1082 de 2015, esto es, tres (3) días siguientes. Sin perjuicio, del término de diez (10) días como un límite máximo para publicar por parte de las entidades del orden nacional sometidas a lo dispuesto en el Decreto 1600 de 2024 que modifica el Decreto 1081 de 2015.