Documento: C-1202 de 2026

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SOBRECOSTOS ‒ Contratación estatal ‒ Definición ‒ Causas

No existe una definición legal de “sobrecosto” en la contratación estatal. No obstante, desde el punto de vista jurisprudencial, se refiere al pago excesivo realizado al contratista, sin una justificación válida en comparación con los precios reales del mercado para los bienes, obras o servicios contratados en cada negocio jurídico, considerando todas las variables que influyen su valor. Este sobredimensionamiento de los precios puede ser producto, entre otras causas, de la pretermisión de los estudios de mercado o de una estimación de precios errónea por alejamiento de la realidad, los cuales conducen a la recepción y facturación de obras, bienes y servicios por encima de su valor real.

ESTUDIOS DEL SECTOR ‒ Manifestación ‒ Principio de planeación

Existe una relación entre el estudio del sector y la estimación del valor del contrato, por lo cual deben tenerse en cuenta las diferentes variables del mercado como los costos de la cadena de producción. Pero, con independencia de esto, la entidad debe obtener el menor precio o uno razonable. En todo caso, el valor debe estar justificado para que no corresponda a sobrecostos ni a precios artificialmente bajos, y que con ello la entidad pague un valor adecuado, que no sea mayor ni menor. Esto se logra con el estudio del mercado y sus costos, el cual debe estar a disposición de los participantes del procedimiento contractual.

CANASTA DE PRECIOS O ESTRUCTURA DE COSTOS ‒ Naturaleza ‒ Valor máximo ‒ Reconocimiento del gasto efectivamente realizado

La canasta de precios o estructura de costos publicada en el SECOP es un instrumento de planeación derivado de los estudios previos y del análisis del sector, que fija valores estimados o topes máximos de referencia, pero no constituye, por sí misma, la fuente del derecho al pago del contratista: este surge del contrato, conforme al sistema de precios y a la forma de pago pactados. Cuando se pacta un mecanismo de reconocimiento o reembolso de costos contra la canasta, el valor máximo opera como límite y no como derecho automático, de modo que solo procede reconocer el gasto efectivamente realizado y debidamente soportado, hasta el tope correspondiente.

DEBER DE VIGILANCIA DE LOS CONTRATOS ‒ Obligación de la entidad estatal

La Ley 80 de 1993 establece en sus artículos 4, 5, 12, 14 y 26, entre otros aspectos, la obligación de las Entidades Estatales de velar por el correcto y oportuno cumplimiento de las prestaciones del contrato, las especificaciones de los bienes, obras y servicios de este, las condiciones de calidad ofrecidas, etc. Esta obligación se predica, en principio, del jefe o representante legal de la entidad, por tener la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual, pero también de los servidores públicos que intervienen en ella. En ese sentido, las Entidades Estatales deben ejercer el control de la ejecución del contrato y, de ser el caso, tomar medidas para exigir su adecuado cumplimiento.

FACTURAS DE TERCEROS ‒ Contrato

La verificación de los pagos a terceros proveedores debe realizarse con base en lo pactado expresamente en el contrato. Por tanto, no puede asumirse la existencia de una obligación general y universal de presentar soportes de terceros en todos los contratos estatales, ya que ello dependerá de diversos factores como el contenido del acuerdo contractual, las estipulaciones contenidas en el pliego de condiciones, las normas internas de la entidad, etc. En consecuencia, corresponde a la entidad, en ejercicio de sus funciones de supervisión y vigilancia de la ejecución contractual, requerir la presentación de estos soportes cuando dicha obligación haya sido prevista expresamente en el contrato. De no existir tal exigencia, la factura presentada por el contratista, siempre que cumpla con los requisitos legales y se acredite la entrega o ejecución satisfactoria del objeto contractual, en principio, debería ser suficiente para el trámite de pago.