Documento: C-1327 de 2026

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MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES – Condiciones – Registro Presupuestal

Una de las manifestaciones de modificación de los contratos es mediante la adición. Al respecto, es oportuno explicar que la palabra adición significa “acción y efecto de añadir o agregar”. Los contratos estatales, eventualmente, pueden ser objeto de situaciones que impliquen la necesidad de adicionar o modificar las condiciones inicialmente pactadas, conforme lo prescribe el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, pudiendo incluirse las modalidades, condiciones y, en general las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias para el cabal cumplimiento del objeto contractual.

La ejecución de los contratos estatales está sujeta a los cambios propios del paso del tiempo. Así, durante la etapa de planeación, las entidades públicas estiman y determinan las prestaciones que demanda la satisfacción de la necesidad de interés colectivo que pretende satisfacer. No obstante, durante la ejecución del contrato, las partes identifican alguna de las siguientes situaciones: i) la necesidad de mayores cantidades de bienes o actividades inicialmente previstos, a lo que se le conoce como “mayores cantidades de obra”, “obras adicionales” o adición de “ítems contractuales”; y ii) la necesidad de ampliar las prestaciones contractuales, mediante la ejecución de nuevos ítems o actividades, no incluidos en el contrato inicial, para lo que en la práctica las entidades ejecutan “obras extra” o “amplían el alcance” del contrato mediante la celebración de un “contrato adicional”. No obstante, estos términos –algunos de ellos usualmente empleados en contratos de obra– son nociones doctrinarias que se utilizan en la práctica por las entidades estatales, que actualmente no tienen un fundamento particular en el ordenamiento jurídico, el cual no le asigna efectos específicos a cada uno de ellos.

Lo importante es que, frente a cualquier incremento del valor inicial del contrato por cualquiera de los dos supuestos señalados previamente, e independiente del nombre que se le dé al acuerdo -otrosí, adición, modificación o cualquier denominación- aplica el límite previsto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993: “Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales”. De manera que, aunque es posible celebrar todos los tipos de acuerdos indicados, siempre debe observarse esta última disposición que aplica a los contratos estatales, cuyos destinatarios son entidades sujetas al EGCAP.

REGISTRO PRESUPUESTAL – Ausencia de Registro Presupuestal

[…] la expedición tardía o la omisión del Registro Presupuestal no afecta la validez de la adición ni suspende, por sí misma, la ejecución material de las prestaciones adicionales, la cual depende de las condiciones reales en que se desenvuelve la relación contractual. Lo que la falta de Registro Presupuestal compromete, tratándose de modificaciones o adiciones contractuales, es la legalidad de la actuación de la entidad, ya que si esta celebra la adición o permite la ejecución de las prestaciones adicionales sin contar previamente con el respaldo presupuestal, podría dar lugar a la configuración de los denominados hechos cumplidos, esto es, la asunción de obligaciones o la materialización de prestaciones sin el previo cumplimiento de las apropiaciones presupuestales, figura que no afecta la validez del negocio jurídico, pero que genera consecuencias de orden fiscal, disciplinario y, eventualmente, contractual para los servidores y para la entidad que adelanten la ejecución sin contar con el registro.

El Registro Presupuestal, al ser un requisito de ejecución del contrato, normalmente se expide después de celebrado el contrato, tal como se desprende de lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80 de 1993. Aplicado este razonamiento a las adiciones contractuales, la oportunidad del Registro Presupuestal adquiere especial importancia: debe estar expedido antes de que la entidad celebre el acto modificatorio y dé inicio o permita la ejecución de las obligaciones adicionales derivadas de él. De esta forma, se garantiza que la entidad cuente con el respaldo presupuestal suficiente para atender las nuevas cargas económicas, se evita la configuración de hechos cumplidos y se preserva la legalidad del gasto público, sin que la ausencia inicial del Registro Presupuestal afecte la validez de la adición.