Documento: C-1521 de 2026

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SECOP II – Plataforma Transaccional – publicidad

[…] el SECOP II es una plataforma transaccional, que permite gestionar en línea todos los procedimientos de contratación, con cuentas y usuarios asociados a estas, para las entidades y los proveedores, y vista pública para cualquier interesado en hacer seguimiento a la contratación pública. Desde sus cuentas, las entidades crean, evalúan y adjudican procedimientos de contratación, y gestionan la fase de ejecución del contrato. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del procedimiento, presentar ofertas y seguir el procedimiento de selección en línea.

En este sentido, en el SECOP II el procedimiento contractual se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, conformándose un expediente electrónico, lo cual denota una diferencia con el SECOP I, donde el procedimiento es físico, esto es, con documentos escritos que se publican para cumplir las obligaciones de las entidades antes señaladas. Al existir esa diferencia entre las dos versiones del SECOP, no es posible realizar en SECOP II actuaciones por escrito que son propias del SECOP I, sino que los documentos y actuaciones son electrónicas.

Debido a que la plataforma es totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante, según transcurran cada una de las etapas del procedimiento, lo que descarta la necesidad de cargar documentación alguna, salvo algunas excepciones. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que no se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos.

SECOP II – Modificaciones – validez

La naturaleza transaccional de la segunda versión de la plataforma implica que determinadas actuaciones de la actividad contractual se realizan directamente en línea, dentro de la plataforma, de manera que esta no constituye simplemente un repositorio en el cual posteriormente se cargan documentos producidos por fuera de ella. En este sentido, desde esta Agencia, se ha señalado que el SECOP II permite gestionar electrónicamente diferentes actuaciones contractuales y que, tratándose de las funcionalidades habilitadas en la plataforma, las entidades deben utilizar los mecanismos dispuestos para su trámite.

Esta característica resulta especialmente relevante respecto de las modificaciones contractuales. SECOP II cuenta con una funcionalidad específica para la modificación del contrato, a través de la cual la entidad puede gestionar las modificaciones que correspondan, incluyendo aquellas que requieran la aceptación del contratista. El procedimiento previsto en la plataforma permite crear la modificación, enviarla para aprobación cuando sea necesario, aplicarla y dejar el respectivo registro dentro del expediente electrónico.

Por consiguiente, cuando la actuación que pretende realizarse corresponde a una modificación contractual para la cual SECOP II cuenta con una funcionalidad específica, la entidad debe adelantarla mediante dicha plataforma. En estos casos, la suscripción física de un documento por fuera del sistema no sustituye el trámite transaccional previsto por SECOP II. La utilización de un documento físico no puede emplearse, entonces, como mecanismo para eludir el procedimiento electrónico que la plataforma ha establecido para una determinada actuación.

Lo anterior, sin embargo, no significa que todos los documentos que hacen parte de la actividad contractual deban ser necesariamente generados dentro de SECOP II.

En reiteradas oportunidades como Ente rector de la contratación estatal hemos precisado que el carácter transaccional de SECOP II no impide que determinados documentos puedan ser creados originalmente por fuera de la plataforma, en medio físico o digital, para posteriormente ser incorporados al expediente electrónico. En efecto, el expediente contractual puede contener tanto documentos generados directamente en la plataforma como documentos producidos por otros medios que, posteriormente, son incorporados al expediente para efectos de su conservación, trazabilidad y publicidad.

En este punto resulta necesario distinguir entre el medio mediante el cual se produce un documento y el mecanismo mediante el cual debe tramitarse una actuación contractual. Que un documento pueda ser elaborado físicamente no significa que la entidad pueda adelantar por fuera de SECOP II una actuación que la plataforma está diseñada para tramitar de manera transaccional.

Así, por ejemplo, puede existir un documento que, por su naturaleza, requiera ser elaborado o formalizado por fuera de la plataforma y que posteriormente deba incorporarse al expediente electrónico. En estos casos, la utilización del medio físico no constituye, por sí misma, una causal de invalidez. Lo relevante será que el documento cumpla los requisitos jurídicos que le sean exigibles y que, posteriormente, sea incorporado al expediente contractual en SECOP II, atendiendo las reglas de publicidad correspondientes.

DEBER DE PUBLICIDAD – SECOP II

El principio de publicidad impone a las autoridades administrativas el deber de dar a conocer sus actos, contratos y decisiones, para que se divulguen y eventualmente se controlen. En sintonía con este postulado, en la contratación estatal el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 establece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, en adelante SECOP, como un mecanismo que “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos”.