Documento: C-1643 de 2026

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SUBSANABILIDAD DE LAS OFERTAS – Requerimiento – Especificidad – Alcance – Ley 1882 de 2018

De conformidad con la redacción literal del parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, los requisitos de la oferta que no afecten la asignación de puntaje “deberán ser solicitados por las entidades estatales”. La subsanación es, entonces, un deber de la Entidad y no una facultad discrecional. En consecuencia, la entidad no puede rechazar una oferta por la ausencia o deficiencia de un requisito habilitante sin haber requerido previamente al proponente para que lo subsane.

Como el rechazo solo procede cuando el proponente no entrega “la información y la documentación solicitada por la entidad estatal”, el requerimiento debe ser claro, expreso y concreto: debe identificar el requisito, la deficiencia advertida, el documento o la información que se echa de menos y el término para aportarla. El proponente debe atender lo que se le pide y, abierta la etapa de subsanación con el requerimiento, puede corregir dentro del término legal otros aspectos de su oferta que no otorguen puntaje, sin que ello releve a la Entidad de requerir de forma específica cada deficiencia antes de rechazar. Sin embargo, la carga de identificar las deficiencias recae en la Entidad, que no puede fundar el rechazo en aspectos no incluidos en el requerimiento o respecto de los cuales no otorgó la oportunidad de subsanar. Si con posterioridad advierte una deficiencia nueva, debe requerirla de manera específica, otorgando un plazo razonable para atenderla.

INFORME DE EVALUACIÓN – Traslado – Observaciones – Modificación

El traslado de las observaciones que un oferente formula sobre la oferta de otro materializa los principios de publicidad y contradicción, pero no equivale, por sí mismo, al requerimiento de subsanación que debe cumplir la entidad. Esto se debe a que las observaciones son manifestaciones de un tercero interesado, mientras que el requerimiento es una actuación que la Entidad realiza en cumplimiento de un deber legal, en la que esta, previo análisis, determina que existe una deficiencia y solicita corregirla. En consecuencia, solo cuando la Entidad señala que acoge la observación, identifica expresamente la deficiencia y solicita al proponente subsanarla dentro de un término determinado, podría entenderse surtido el requerimiento; el solo traslado de la observación sin indicar su postura o requerir la subsanación no será suficiente para entender cumplido el deber que la ley le atribuye.

Por su parte, la Entidad debe corregir el informe de evaluación cuando las observaciones evidencian un error, porque debe ajustarse a las reglas del pliego de condiciones. Sin embargo, si la modificación consiste en advertir la ausencia o deficiencia de un requisito habilitante que no fue requerido, la Entidad debe, antes de rechazar la oferta, requerir al proponente para que subsane. Al respecto, el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes de esta Agencia señala que en tal evento la Entidad “podrá requerir al proponente para que lo haga otorgando un plazo igual al término del traslado”.

CAPACIDAD JURÍDICA – Personas jurídicas – Representante legal – Autorización del órgano social – Valor probatorio

Cuando el representante legal tiene limitaciones para presentar ofertas o suscribir contratos, la capacidad se acredita con el certificado de existencia y representación legal, que da cuenta de las facultades y limitaciones inscritas, y con el acta del órgano social competente en la que conste la autorización. La Entidad debe verificar, con base en esos documentos y en lo previsto en el pliego de condiciones, que: a) el órgano que autoriza es el competente; b) la autorización comprende la presentación de la oferta o la celebración del contrato de que se trate, incluida su cuantía; c) la decisión es anterior al cierre del proceso; y d) el acta está suscrita por quienes corresponde. Los estatutos solo resultan necesarios cuando las limitaciones o el órgano competente no consten en el certificado. Lo anterior supone que la Entidad no puede exigir documentos no previstos en la ley ni en el pliego, para verificar la autorización, como es el caso de los soportes de convocatoria, quórum o votación; la ausencia de estos documentos adicionales que no tienen fundamento legal ni fueron incluidos en los documentos del proceso no constituye causal de rechazo.

De acuerdo con el artículo 189 del Código de Comercio, la copia del acta autorizada por el secretario o por un representante de la persona jurídica es “prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas”. Esta regla, junto con la presunción de autenticidad del artículo 244 del Código General del Proceso y el principio de buena fe del artículo 83 de la Constitución, implica que la constancia de la verificación del quórum contenida en un acta firmada es prueba suficiente de ese hecho, mientras su falsedad no sea demostrada. En este sentido, la Entidad no tiene competencia para declarar la nulidad o inexistencia de las decisiones de los órganos sociales, pues esa competencia corresponde a los jueces y, en los casos previstos en la ley, a la Superintendencia de Sociedades. Si advierte una posible falsedad, debe ponerla en conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de las reglas que establezca en el pliego de condiciones para el manejo de información inexacta.

DECLARATORIA DE DESIERTA – Procedencia – Selección objetiva

Según el numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la declaratoria de desierta “únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva” y debe adoptarse mediante acto administrativo que exprese, en forma detallada, las razones de la decisión. Esta Agencia ha señalado que esta norma, a falta de regulación especial, también se aplica a procesos distintos de la licitación, como la mínima cuantía, y que el acto que declara desierto el proceso debe señalar los hechos que dan lugar a la decisión y mostrar de qué modo esos hechos impiden la selección objetiva del contratista, como ocurre cuando no se presentan ofertas o ninguna cumple los requisitos del pliego de condiciones.

La jurisprudencia del Consejo de Estado ha precisado que la facultad de adjudicar o no un contrato estatal es reglada, por lo que “no cualquier hecho puede conducir a la declaratoria de desierta de un proceso de selección”, sino que es necesario que impida la selección objetiva de la propuesta dentro del marco dispuesto por el ordenamiento jurídico. Asimismo, ha indicado que la declaratoria debe estar suficientemente motivada, fundarse únicamente en motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, y que la Entidad no está facultada para declarar desierta una selección contractual con el objeto de salvar o enmendar un error cometido por ella en la planeación del procedimiento de selección del contratista. Más recientemente, reiteró que “no se podrá declarar frustrado el proceso de selección por errores propios de la Administración”, de manera que la declaratoria solo procede cuando motivos o causas externos, y no imputables a la Administración, impiden la selección objetiva.

De este modo, si existe una oferta que cumple los requisitos del pliego, la Entidad debe adjudicar, incluso cuando sea la única, conforme al artículo 2.2.1.1.2.2.6 del Decreto 1082 de 2015. Una causa formal o documental subsanable, que no fue requerida, o un error de la propia Administración no son motivos que impidan la selección objetiva y, en consecuencia, no justifican, por sí mismos, la declaratoria de desierta.