SECOP II – Plataforma transaccional – Publicidad – Actividad Contractual – Entidades Estatales
Al tratarse de un sistema totalmente transaccional, el trámite se realiza en línea y la publicidad de las actuaciones es concomitante con el avance de cada etapa, lo que descarta la necesidad de cargar documentación física, salvo excepciones específicas. Además, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 14 de la Ley 527 de 1999, en la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán expresarse por medio de un mensaje de datos, lo que implica que “[n]o se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos”. Igualmente, el artículo 22 ibidem dispone que los contratos electrónicos compuestos por mensajes de datos tienen los efectos jurídicos según las normas aplicables al negocio jurídico contenido en dichos mensajes, esto es, las normas que regulan el sistema de contratación pública.
En este sentido, la implementación del SECOP II como plataforma transaccional para la actividad contractual del Estado, permite que los contratos que se publiquen sean firmados electrónicamente. De este modo, el proceso mediante el cual se efectúa la firma del contrato y su consecuente aprobación o rechazo es realizado a través del SECOP II. Así, después de que se adjudica el proceso de contratación en la plataforma se inicia el procedimiento por parte de la Entidad Estatal para que se cambie el estado del proceso a “adjudicado”, con lo cual se genera el contrato electrónico en estado “en edición”.
SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Procedimiento – Firma
Conforme lo señala “Guía SECOP II – Gestión Contractual Para Entidades Estatales” es importante que previamente el usuario administrador de la Entidad Estatal haya configurado flujos de aprobación en este hito del proceso con el fin de que el contrato electrónico sea enviado al ordenador del gasto representante legal de la entidad para su aprobación final. Una vez el ordenador del gasto de la entidad realice la aprobación el estado del contrato cambia a “Firmado” y quedará público para consulta de cualquier interesado.
De conformidad con este procedimiento, una vez el proveedor aprueba el contrato en la plataforma, este se remite a la entidad estatal para que adelante los flujos internos de aprobación correspondientes. La aprobación del ordenador del gasto constituye el último paso de dicho flujo y es el hito que permite a SECOP II cambiar el estado del contrato a “Firmado”, así como habilitar las secciones de “Modificaciones del contrato” e “Incumplimientos”, lo que evidencia que el negocio jurídico ha quedado formalmente firmado en el sistema.
Así las cosas, cuando el proceso de contratación se adelanta por el SECOP II la aprobación del contrato para su perfeccionamiento y posterior ejecución deberá efectuarse en dicha plataforma de conformidad con el procedimiento descrito. En todo caso, hasta que no se efectué la aprobación en el SECOP II por parte del ordenador del gasto de la Entidad no se entiende perfeccionado el contrato.
SECOP II – Plataforma transaccional – Flujo de aprobación – Perfeccionamiento
En este orden de ideas, dentro del flujo de aprobación que la entidad haya configurado en el SECOP II, el momento en que el ordenador del gasto emite su aprobación final constituye el hito en el cual se consolida efectivamente la concurrencia de voluntades y el acuerdo contractual. Ello obedece a que, de manera previa, el proveedor ya ha otorgado su aprobación al contrato, manifestando su aceptación integral de las condiciones pactadas. Así, con la aprobación posterior del ordenador del gasto se perfecciona el consentimiento recíproco sobre el objeto y la contraprestación y queda formalmente estructurado el acuerdo.
SECOP II – Deber de publicidad – Entidades estatales exceptuadas del estatuto general de contratación de la administración pública – Documentos relacionados con la actividad contractual
En el segundo caso, si decide utilizar el SECOP II como herramienta de publicidad, deberá crear el proceso de contratación en el SECOP II mediante el módulo “Contratación Régimen Especial (sin ofertas)”, cargar todos los documentos del proceso en la sección dispuesta para ello y publicar el proceso. La publicación de los documentos de la gestión contractual, incluido el contrato firmado manuscritamente, debe realizarse mediante modificaciones al proceso a través de la opción “Modificaciones/Adendas”. Sin embargo, las entidades públicas deberán tener en cuenta que, si utilizan esta opción, no deben dar clic en “Finalizar” después de publicar el proceso, en tanto que la plataforma cierra el expediente y no permite la publicación posterior de ningún otro documento.
En este segundo evento si es posible que se firme el contrato de forma manuscrita y, posteriormente, se cargue a la plataforma para realizar la debida publicidad del mismo. La fecha de perfeccionamiento del contrato será aquella en la cual el contrato fue suscrito por ambas partes.
Detalles del documento | |
| Fecha de Entrada | 02/03/2026 |
| Fecha de Salida | 10/04/2026 |
| Actor | Marcela Alejandra Herrán Prieto |
| No. radicado interno | C-329 de 2026 |
| Radicado de Entrada | 1_2026_03_03_002899 |
| Radicado de Salida | 2_2026_04_10_003621 |
| Radicado Interno | C-329 |
| Descriptor | SECOP II |
| Restrictor | Plataforma transaccional, Publicidad, Actividad contractual, Entidades Estatales, Flujo de aprobación, Firma, Perfeccionamiento, Deber de publicidad, Entidades Estatales exceptuadas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL |