Documento: C-389 de 2026

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CAPACIDAD – Personas jurídicas – Certificado de existencia y representación legal – Registro Único de Proponentes (RUP)

El certificado de existencia y representación legal cumple un papel fundamental respecto de la acreditación de la capacidad jurídica de las personas jurídicas, en tanto constituye el medio idóneo para demostrar tanto la existencia de la sociedad como las facultades de representación de quienes actúan en su nombre. De conformidad con el artículo 117 del Código de Comercio, tanto la existencia de la sociedad como las cláusulas del contrato social se acreditan mediante la “[…] certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere”. Por su parte, el Registro Único de Proponentes (RUP) tiene como finalidad acreditar las condiciones habilitantes de los proponentes, particularmente aquellas relacionadas con su capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad organizacional y experiencia, constituyéndose en un instrumento que permite a las entidades estatales verificar de manera ágil y objetiva el cumplimiento de los requisitos exigidos para participar en procesos de contratación pública.

DOCUMENTOS TIPO – Certificado de existencia y representación -– término de expedición– cierre del proceso

En esa medida, como ocurre en los documentos tipo de licitación para obra pública de infraestructura de transporte, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente adoptó un término de expedición del certificado de existencia y representación legal de máximo 30 días antes del cierre del proceso. Esta regla garantiza que la entidades estatales puedan identificar con plena certeza la identidad de la persona jurídica, además de evitar circunstancias como las indicadas en el párrafo anterior, de manera que no se materialicen las consecuencias negativas que se pudieren derivar de la presentación de certificados de existencia y representación legal que no sean recientes. En tal sentido, se consideró que el término de 30 días calendario al cierre del proceso constituye un término razonable que suelen utilizar muchas entidades estatales en su práctica contractual. Por tanto, salvo que el proceso de selección se rija por el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 o el artículo 56 de la Ley 2195 de 2022, las entidades tienen discrecionalidad para acoger dicho plazo de vigencia o establecer uno distinto en los pliegos de condiciones.

DOCUMENTOS TIPO – Registro Único de Proponentes (RUP) – término de expedición – cierre del proceso

Al igual que ocurre con el certificado de existencia y representación legal, el literal D) del numeral 3.1.1 del pliego de condiciones de los “Documentos Tipo – Versión 4” de licitación de obra pública de infraestructura de transporte establece lo siguiente: “Los proponentes obligados a estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP), deben aportar certificado con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del Proceso de Contratación. En caso de modificarse la fecha de cierre del proceso, se tendrá como referencia para establecer el plazo de vigencia del certificado la fecha originalmente establecida en el pliego de condiciones definitivo”.