CONTRATO ESTATAL – Ejecución – Entidad pública ‒ Obligaciones documentales
Durante la ejecución y después de la terminación de los contratos estatales se presentan ciertas actuaciones que la entidad estatal debe realizar por mandato legal, o que deben realizar las partes en virtud del acuerdo de voluntades. Por regla general, estas actuaciones deben estar contenidas en documentos, como por ejemplo: i) el acta de recibo final del contrato; ii) el acta de liquidación; y iii) la constancia de cierre del expediente.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO ‒ Contrato estatal – Cierre del expediente contractual
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que debe realizar la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando la entidad estableció condiciones de disposición final o de recuperación ambiental de las obras o bienes.
CIERRE DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL – Obligatoriedad
La norma, como se dijo previamente, establece que el cierre del expediente debe llevarse a cabo únicamente en dos eventos: i) cuando la administración establece condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes; o ii) una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento. Resulta irrelevante, en consecuencia, que el contrato tenga garantías diferentes a las previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, así la misma se encuentre vigente, pues, se insiste, la entidad únicamente deberá hacer el cierre del expediente, cuando se vencen los términos de las garantías expresamente referidas en el mencionado artículo 2.2.1.1.2.4.3.
TERMINACIÓN DEL PROCESO EN SECOP II
La Circular Externa Nº 002 de 2023 de la a Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, frente a los cierres de los contratos en la plataforma SECOP II estableció que se debe proceder al cierre del mismo en dos escenarios 1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales. 2. Cerrar el expediente electrónico de los contratos de prestación de servicios y apoyos a la gestión, cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes.
Detalles del documento | |
| Fecha | 12/08/2024 |
| Actor | JORGE LUIS BARONE GONZALEZ |
| No. radicado interno | C-480 de 2024 |
| Año | 2024 |
| Mes | Agosto |
| Radicado de Entrada | P20240813008259 |
| Radicado de Salida | RS20240924013418 |
| Radicado Interno | C-480 del 2024 |
| Descriptor | SECOP, CONTRATACIÓN CON RECURSOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES |
| Restrictor | Publicidad, Entidades régimen especial, Articulo 20 de la ley 1150 de 2007, Obligatoriedad de publicar en el Secop |